Et effektivt værktøj, der kan hjælpe med at prioritere og optimere ens indsats, er 80/20-reglen, også kendt som Pareto-princippet. Dette princip beskriver det fænomen, at 80% af konsekvenserne inden for et område skyldes 20% af årsagerne¹. Det betyder, at der er en skæv fordeling af værdi og indsats i de fleste situationer. For eksempel:

• 80% af din omsætning kommer fra 20% af dine kunder
• 80% af din arbejdsglæde kommer fra 20% af dine opgaver
• 80% af dine problemer skyldes 20% af dine kilder

80/20-reglen er ikke en fast og præcis lov, men snarere en tommelfingerregel, der kan variere fra situation til situation. Det vigtige er at forstå, at der er en uligevægt mellem indsats og resultat, og at man kan udnytte denne uligevægt til sin fordel.

Ved at identificere og fokusere på de 20% af dine aktiviteter, der skaber 80% af din værdi, kan du øge din effektivitet, produktivitet og tilfredshed. Du kan eliminere, reducere eller delegere de 80% af dine aktiviteter, der kun skaber 20% af din værdi, og frigøre tid og ressourcer til at gøre mere af det, der virker.

For at anvende 80/20-reglen i praksis, skal du først analysere din nuværende situation og finde ud af, hvad der er dine vigtigste mål, kunder, opgaver, problemer, osv. Du kan bruge forskellige metoder til at indsamle og analysere data, såsom spørgeskemaer, interviews, observationer, regnskaber, statistikker, osv. Du kan også bruge din intuition og erfaring til at vurdere, hvad der er mest værdifuldt for dig.

Når du har identificeret dine 20% af årsagerne, skal du fokusere din opmærksomhed, energi og ressourcer på dem. Du skal sikre, at du giver dem den højeste prioritet, kvalitet og opmærksomhed. Du skal også søge efter måder at forbedre, udvide og multiplicere dem, så du kan skabe endnu mere værdi.

Når du har identificeret dine 80% af konsekvenserne, skal du overveje, hvordan du kan eliminere, reducere eller delegere dem. Du skal spørge dig selv, om de er nødvendige, nyttige eller ønskelige, og om de bidrager til dine mål. Hvis ikke, skal du blive fri for dem eller minimere deres indflydelse. Hvis de er nødvendige, men ikke værdifulde, skal du finde måder at automatisere, outsource eller simplificere dem, så du kan bruge mindre tid og ressourcer på dem.

Ved at følge 80/20-reglen kan du skabe mere værdi med mindre indsats.

Du kan fokusere på de få strategiske områder, der har den største indvirkning på din virksomheds succes. Du kan også frigøre dig fra mange unødvendige, kedelige eller stressende aktiviteter, der fjerner fokus fra det der virkelig er vigtigt og gør en forskel.