Bør/gør er en simpel og fleksibel model, der giver dig, din afdeling eller din virksomhed overblik over hvordan I bruger jeres resurser nu, og en plan for hvordan I kan bruge dem mere effektivt fremover.
Resurser kan som bekendt være mange forskellige ting. Men i denne sammenhæng tænker vi især resurser som aktiviteter eller tidsforbrug, men du kan også se på andre resurser f.eks. penge, mental energi mm.
Vi tager i det nedenstående udgangspunkt i en virksomheds udfordringer, men modellen kan også bruges på afdelings- eller person niveau. Du kan endda bruge den personligt i privat sammenhæng.
Først en gennemgang af selve modellen, der i al sin enkelthed ser sådan her ud:
Som du kan se, er modellen inddelt i fire felter: Fastholdes, Udvikling, Parkering og Black Box. De fire felter er arrangeret efter to akser: Bør/Bør ikke og Gør/Gør ikke.
Modellen repræsenterer, hvordan du bruger dine resurser. F.eks. din tid. Hvordan fordeler det, du foretager dig i løbet af en arbejdsdag, uge eller år sig i de fire kvadranter?
Før vi kan begynde at plotte aktiviteter ind, er vi dog nødt til at forstå de fire felter. Vi starter med at se på de to akser: Bør/Bør ikke aksen og Gør/Gør ikke aksen.
I den ene ende finder vi “Bør”. Der repræsenterer ting og aktiviteter man bør gøre. Dvs. projekter, opgaver mm. virksomheden vælger at bruge tid og energi på.
I aksens modsatte ende finder vi “Bør ikke”. Det er ting og aktiviteter I ved, I ikke bør bruge tid på. Enten fordi de ikke tilføjer værdi, eller fordi I vælger at prioritere jeres tid anderledes. Altså projekter, opgaver og handlinger der ikke tilføjer værdi til dig, virksomheden eller afdelingen.
Den horisontale akse i matricen går fra “Gør” til “Gør ikke”. Den omhandler ting og aktiviteter, du gør eller ikke gør.
De fire kvadranter kalder vi 1,2 3 og 4.
Aktiviteter I både bør og gør
I denne kvadrant oplister du de aktiviteter I allerede gør, der er positive for virksomheden, (som bør være der) og som derfor skal fastholdes. Det kan f.eks. være:
De gode ting, der findes i enhver virksomhed, må I selvfølgelig ikke glemme. For at fastholde dem, skal de anerkendes og påskønnes
Aktiviteter I bør gøre, men ikke gør
I denne kvadrant identificerer I virksomhedens udviklingsområder. F.eks.:
Det er her virksomhedens fremtid afgøres. Derfor er det vigtigt, at der identificeres en top tre (eller fem, hvis I virkelig ikke kan begrænse jer), som gives fuld fokus.
Valget af de rigtige projekter kræver selvfølgelig andre analyser end denne model giver, men modellen fungerer både som brainstorming-øvelse til at finde nye område og som kortfattet strategiplan, der giver et hurtigt overblik.
Aktiviteter I gør, men ikke bør
Tredje kvadrant kaldes “Parkering”. Den indeholder to forskellige typer af aktiviteter:
Denne øvelse frigiver ikke bare tid, fordi medarbejdere frigives fra projekter. Der frigives også mental energi, ved at skæbnen for interessante projekter, som man brænder for, afklares. Enten parkeres de, eller også droppes de – de sendes væk. Mindre usikkerhed giver klarhed og større fokus.
Aktiviteter I ikke gør og ikke bør
Inkluderer også ting I gør, selvom I ved, I Ikke bør gøre dem (f.eks. at klare private ting i arbejdstiden, surfe på nettet mm.)
Denne kvadrant er her, hvor der er et stort effektiviseringspotentiale. Efterhånden som I gennemgår modellen, vil I opdage, at I bruger tid på ting, som ingen værdi giver. Det kan f.eks. være projekter, der reelt er afsluttede, men som fortsat kører i en afdeling, det kan være rapporter ingen læser osv. I denne kvadrant findes også private telefonopkald, tid på sociale medier eller hvis dine medarbejder f.eks. bestiller ferierejser i arbejdstiden.
Op til 20-25% af en virksomheds tid bliver spildt på opgaver, der hører under denne kvadrant. Arbejd på at begrænse indholdet i “Black Box” så meget som muligt. Realistisk set kan Black Box ikke tømmes helt. Men der er i de fleste virksomheder et stort potentiale for at skære ned her.
Gør/Bør er en flydende udviklings proces, som f.eks. kunne se sådan her ud:
I starter i Udviklingskvadranten, fordi I har nogle helt konkrete projekter, I vil i gang med næste år.
Under denne proces opdager I, at der er langt flere projekter i søen, end der er resurser til, hvorfor nogle af dem bliver Parkeret.
Dette fører til, at I kommer i tanke om det der projekt fra sidste år, som faktisk er afsluttet, men som regnskabsafdelingen stadig sender rapporter på. Rapporterne noteres i “Black Box”.
Husk og alle de gode ting din virksomhed gør og kan. Sørg for at nedskrive alle de ting I er gode til og som det er vigtigt, I fastholder. Det er vigtigt at disse ting anerkendes og påskønnes, for det er jo det der har været med til at give jer succes indtil videre.
Den vigtigste kvadrant er udviklingskvadranten. Da det er her virksomhedens fremtidige udvikling ligger. Så sørg for ikke at skrive mere end tre til fem ting. Hellere tre end fem fokusområde her. De andre gode ideer der dukker op, men som der ikke er tid til, Parkeres.
I Black Box-kvadranten er der hurtige effektiviseringspoint at hente. Kan man beskære tidsforbruget her med fem eller ti procent, bliver der pludselig tid til mere udvikling.
Hvis I skærer 10-15 % væk af aktiviteter i “parkering” væk og 20-25% aktiviteter i “Black Box” væk, tænk på hvor meget tid I får til overs.
Målet med hele øvelsen er at flytte den vandrette streg nedad.
Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session.
Vi vil svarer inden for 24 timer
Kontakt os i dag og hør om dine muligheder
