Har du mistet overblikket, springer du fra opgave til opgave og føler du aldrig, at der er tid nok? Falder for mange opgaver samtidig gennem sprækkerne?
Det var den situation, David Allen forsøgte at gøre noget ved, da han for mere end 20 år siden skabte Getting Things Done-metoden.
Grunden til at så mange mennesker ender sådan, er ifølge Allen, at vi forsøger at gå rundt og huske på ”det hele”. Vores hjerne er nemlig ikke beregnet til at huske på mere end ca. 7 ting ad gangen, og forsøger du at putte mere der ind, glemmer du uundgåeligt noget.
Den eneste måde at slippe af med denne følelse på, er at få det ud af hovedet. Og den bedste måde, at gøre det, er ifølge David Allen, at skrive det ned.
Og det gør de fleste faktisk allerede. Men hvorfor er det så, at ting alligevel smutter? Måske er det fordi, du mangler et robust system, som du kan stole på, samler alle dine løse ender op.
Getting Things Done består af 5 trin, der tilsammen styrer, hvordan du indsamler, sorterer og holder styr på alle dine forpligtelser.
Nr. 1. Capture – Indsaml det der fylder
Det første du skal gøre, er at indsamle alle de ting, der fylder din opmærksomhed, ét sted. På en master-liste. Arbejdsopgaver såvel som private gøremål. Både store og små ting. Det vigtigste er bare, at alle de ting du går og bruger mental energi på at huske, bliver skrevet ned.
Nr. 2. Clarify – Find ud af, hvad det betyder
Andet skridt i processen er, at finde ud af, hvad hver enkelt ting betyder. Stil dig selv spørgsmålet: Er det noget du kan gøre noget ved?
Hvis ikke, så gør én af tre ting: skrot det, sæt det på hold eller gem som reference.
Hvis ja: Find ud af, hvad der er den eller de nødvendige handlinger. Hvis det tager mindre end 2 min, så gør det nu. Hvis ikke, så uddeleger opgaven eller placer opgaven på en liste og klar den, når du kan.
Nr. 3. Organize – Placer det dér, hvor det hører til
Herefter skal du i gang med sorteringsarbejdet og placere alle opgaver på passende lister. Til det får du brug for et antal lister med relevante kategorier.
Eksempler på lister kunne være: Opkald, Ærinder, E-mail der skal besvares/sendes etc. Allen anbefaler desuden, at du inddeler opgaverne efter hvor de kan løses. F.eks. Hjemme, På kontoret, I bilen etc.
Nr. 4. Reflect – Evaluer jævnligt
Tjek din liste så ofte, det er nødvendigt, for at finde ud af hvad du skal gøre næste gang. Foretag også et ugentligt tjek, hvor du opdaterer dine lister og ”tømmer dit hoved”.
Nr. 5. Engage – Kom i gang
Brug dit system til at agere med selvtillid. Du har nu skabet et system, der kan fange alle dine små og store gøremål og som sikrer, at intet falder mellem to stole. Nu skal du bare i gang.
2-minuttersreglen
Hvis en opgave tager mindre end 2 minutter, så løs den nu.
Det er vigtigt at understrege, at det ikke nødvendigvis er en let proces at gå i gang med. Især den første fase, hvor ALLE de planer, opgaver og to do du har, skal nedskrives.
Det er nemlig både de store ting som ansættelse af en ny medarbejder eller udfærdigelse af en vigtig rapport, der skal noteres. Og mindre ting, som at du skal huske at ringe til din ven, angående de der penge hun skylder dig eller at du skal huske at få fikset den dér mærkelige lyd, bilen laver.
Det bliver hurtigt til rigtig mange projekter og opgaver.
Står du midt i processen, totalt overvældet, kan det måske hjælpe at huske på, at den store indsamling kun er noget, du skal gøre én gang. Følger du systemet, vil du fremover blot skulle huske at skrive ting ned, efterhånden som de opstår.
Derfor er det også vigtigt, at du hele tiden har mulighed for at notere opgaver mm. når de opstår. Så for at komme i gang, skal du altså vælge dit favoritmedie til at nedskrive alle dine opgaver. Det er oplagt at bruge papir og blyant, men digitale løsninger kan også bruges. F.eks. din telefons noteapparat eller diktafon eller dit mailsystems liste eller opgave-funktioner. Husk blot, at du senere skal opdele opgaverne i forskellige lister, så sørg for at dit system rimeligt enkelt kan håndtere det.
Har du i forvejen udfordringer med din selvdisciplin, vil du sandsynlig opleve, at det er mere end almindeligt svært, at implementere alle dele af GTD, på én gang. Hvorfor rådet herfra vil være at fokusere på ét element ad gangen. Hvor vurderer du f.eks., at du vil kunne får størst umiddelbar effekt? Start med at implementere den del af metoden, og tilføj først næste element, når det er blevet til en daglig/ugentlig vane.
Og husk: selv om du falder i og glemmer at bruge systemet en gang i mellem, er det vigtigste du kan gøre, at komme op på hesten igen. Ifølge David Allen tager det faktisk ofte to måneder eller mere at få systemet til at glide.
Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session.
Vi vil svarer inden for 24 timer
Kontakt os i dag og hør om dine muligheder
