Effektivisering – LEAN

De 5 Lean-principper

Lean bygger på fem grundprincipper, der alle er med til at optimere og effektivisere en virksomheds aktiviteter og processer. Til hver af de fem principper, hører en omfattende værktøjskasse, du kan bruge til at optimere din virksomhed med.

Værktøjerne for de enkelte principper er forskellige, og der er forskel på, hvordan man anvender dem, alt efter om man optimerer administration eller produktion. Du vil dog se, at mange af værktøjerne grundlæggende er de samme.

Vær opmærksom på, at værktøjskassen er så omfattende, at en afgørende disciplin ved Lean er valg af værktøjer. Vælg få værktøjer – og få organisationen til at tage ejerskab til dem. Herefter kan man gradvis supplere med flere.

Effektivisering - LEAN

De fem principper og deres tilhørende værktøjer er:

Princip 1: Definér, hvad der skaber værdi for kunden

Lean handler om at gøre det, der skaber værdi for kunden. Hverken mere eller mindre. Dette gælder ikke kun for varer eller for det I producerer, også for levering, logistik, information osv. Det handler altså om at minimere de processer, arbejdsgange, den kommunikation I har i organisationen, der ikke skaber  værdi for jeres kunder.

Begrebet værdi defineres altid i forhold til kunderne. Husk også, at enhver organisation har interne kunder, som man også skal tage højde for.

I alle virksomheder findes mange leverandør-kunde forhold. Også her defineres værdi af kunderne.

Sådan finder du ud af, hvad kunden vil have

Værktøjerne her kan bruges til at optimere og identificere, hvad der har værdi for din kunde. Både eksterne og interne. Her handler det i høj grad om at finde ud af, hvad kunden mener. Spørg derfor din kunde. Brug f.eks. følgende redskaber:

  • Markeds- og kundeundersøgelser.
  • Opfølgende henvendelser på ordrer.
  • Fokusgrupper med potentielle kunder ved udvikling af nye produkter eller ved udvikling af virksomheden.
  • Data fra kundereklamationer.

Mange virksomheder arbejder ud fra en forventning om, at kunderne er tilfredse uden at have analyseret deres behov tilstrækkeligt. I Lean defineres kundens værdi langt mere specifikt, hvilket minimerer risikoen for at levere en ydelse eller vare, der er overforædlet eller for simpel.

Princip 2: Fastlæg værdikæden

En virksomheds værdikæde udgøres af alle de aktiviteter, der er med til at skabe værdi for kunden.

Når du fastlægger din værdikæde, identificerer du alle de aktiviteter, der pt. skal til for at skabe værdi for kunden. Dvs. til at  producere jeres produkt eller service. Alle ting nedskrives. Identificer de handlinger, der IKKE er med til at skabe værdi. Herefter er opgaven at minimere antallet af aktiviteter, som ikke skaber værdi for kunden.

Værdikædeanalyse

Til at kortlægge værdikæden kan man bruge en værdikædeanalyse (på engelsk ”Value Stream Mapping”). En værdikædeanalyse er en undersøgelse af, hvordan jeres værdi, produkt, service eller ydelse bliver produceret og bevæger sig gennem organisationen. Hvem er involverede i produktionen, hvornår, ventetid mellem stationer etc.? Ultimativt er målet at finde ud af, hvor i kæden der er spild.

En værdikædeanalyse sker i tre overordnede steps:

  1. Kortlægning af den nuværende værdikæde.
  2. Opstille mål og definere gab.
  3. Fremtidig kæde og opgaver.

Princip 3: Skab flow i værdikæden

Det stærkeste værktøj til eliminering af spild i værdikæden er at skabe flow, ved at holde varer og information i konstant bevægelse. Dvs. at skabe en arbejdsproces med så få uhensigtsmæssigheder, stop og returløb som muligt. Skabelsen af flow kræver ofte omfattende ændringer i organisationens arbejdsgange, og det kan være nødvendigt at ændre både layout- og organisation for at skabe grobund for ultimativt flow. Ofte betyder det rette flow store forbedringer både i forhold til administrative processer og i produktion.

Sådan skaber du flow

Også her er værdikædeanalysen et helt centralt værktøj, da du fra undersøgelsen kan identificere og senere eliminere flaskehalse, ventetid, overbelastninger, overflødig eller lang transporttid mm.

Nøgleord til at skabe flow:

  • Stabilisering af processer. F.eks. med 5S [link]
  • Udjævning af arbejdsbelastning
  • Flytte aktiviteter tæt sammen
  • Arbejde i små seriestørrelser
  • Fokus på kæden – ikke afdelinger.

Princip 4: Skab træk

Mange virksomheder arbejder forud for at skabe ro og for at være klar til ordrer. Ordrer som måske aldrig kommer. For at komme væk fra dette, skal du i stedet arbejde på at skabe ”træk”. Det vil sige, at virksomheden skal stoppe med at ”trykke” varer frem i værdikæden baseret på prognoser og forventninger, da sandsynligheden for, at du gætter rigtigt, er meget  lille. Det er langt mere effektivt at ”trække” varer og informationer frem i organisationen, baseret på reelle kundebehov, i form af ordrer.

Målet er at gennemføre flest mulige trin i værdikæden baseret på kundernes træk. Dette er med til at minimere gennemløbstiden og skaber derved bedre flow.  Det kræver dog, at virksomheden hele tiden er klar til ordrer. En forudsætning for det er, at I altid har overkapacitet. En overkapacitet, som er skabt ved at reducere spild.

Skab træk ved at arbejde med disse områder

Reducer behovet for lager ved at skabe et træk. Dvs. ved at varer først produceres, når de efterspørges/bestilles.

Nøgleord:

  • Afkortning af gennemløbstiden med flow er det vigtigste værktøj til at skabe træk.
  • Afkort tidshorisonter på alle aktiviteter – planlægning, målinger mm.
  • Synlighed i struktur, planlægning, ordrer mm.

Princip 5: Gennemfør løbende forbedringer

Det femte og sidste princip kaldes ”kaizen” og handler om, at din organisation skal være gearet til  hele tiden at jagte løbende forbedringer. Ifølge Lean-tankegangen, kan alle processer altid blive bedre, og Lean-organisationen jagter forbedringer hver dag.

Disse løbende forbedringer kan både være små forbedringer, som samlet fører til store forbedringer og på større forbedringer på taktisk og strategisk niveau. For at gøre dette muligt, kræver det en grundlæggende kultur, hvor der hele tiden er fokus på de løbende forbedringer. Ledelsens synlighed og engagement er nøglen til at skabe den.

Hold fokus på de løbende forbedringer

Til at skabe en kultur i virksomheden, hvor man hele tiden er opmærksom på at blive mere og mere Lean, kan man bruge følgende værktøjer:

  • Decentrale forbedringstavler
  • Alle får et medansvar for forbedringer
  • Målinger og belønningssystemer
  • Synlig ledelse, der udfører, efterspørger og anerkender løbende forbedringer.

Relaterede emner

mt-hoejgaard-produktivitet-i-byggebranchen_cover
MT Højgaard: Menneskerne bag maskinerne
saadan-uddelegerer-du-din-indbakke_cover (1)
Sådan uddelegerer du din indbakke
derfor-fejler-lean_cover
Derfor fejler Lean
styrkebaseret-lean_cover
Styrkebaseret Lean

Få et gratis tjek

Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session. 

Vi vil svarer inden for 24 timer

book et foredrag

Kontakt os i dag og hør om dine muligheder

Tusind Tak

Vi har modtaget din henvendelse og vender tilbage hurtigst muligt