I denne artikel følger vi den definition, der anvendes i “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” (PMBOK Guide). PMBOK Guide kan siges at være projektlederens bibel, og når først du begiver dig dybere ind i at arbejde med projektledelse, kommer du ikke uden om dette meget omfattende værk på mere end 600 sider. (Udgivelsen er pt. nået til 5. udgave, 2013).

Definitionen på projektledelse lyder (frit oversat) ifølge PMBOK:

“[Projektledelse er] det, at anvende den nødvendige viden, de nødvendige evner, værktøjer og teknikker i forhold til en række projektaktiviteter med det formål at møde et projektmål”.

Sagt med andre ord er projektledelse det, at lede et projekt og alle involverede frem mod projektets mål. Og det uanset om projektet er stort eller lille. Bygningen af Storebæltsbroen er et af de større, mens de fleste nok vil anse en ny ret til aftensmad for at være et af de mindre. Ikke desto mindre er begge dele eksempler på projekter. Så længe, det du skal i gang med, er en opgave, der går ud over dine daglige rutiner, er det et projekt, hvor der kan være brug for en vis mængde systematik og (projekt)ledelse for at blive succesfuldt.

Hvilke fællestræk finder man i alle (succesfulde) projekter?

Når jeg skriver succesfulde i parentes, så er det selvfølgelig fordi, man godt kan lede et projekt, uden at komme gennem alle de fem nedenstående procesgrupper (en eller flere gange). Men springer du én eller flere af disse over, falder chancen for, at projektet bliver en succes.

Vender vi os igen mod PMBOK Guiden, så ser vi, at opgaverne i et projekt kan inddeles i fem såkaldte procesgrupper. En procesgruppe er en gruppe af processer, der indeholder en bestemt type af opgaver, der skal udføres en eller flere gange i løbet af et projekts varighed.

De fem projektprocesgrupper:

1. Initiation. De processer, der skal til for at definere et nyt projekt eller en ny fase i et eksisterende projekt. Formålet er, at skabe enighed blandt projektets interessenter, om hvad de kan forvente, synlighed omkring ramme og mål og endelig at vise hvordan projektet kan levere disse mål.
2. Planning. Fastlægge projektets rammer, definere mål og lægge en plan for hvordan disse nås. Formålet er, at beskrive den strategi samt de taktikker og handlinger der kan gøre projektet til en succes.
3. Executing. De processer, der udføres for at færdiggøre de opgaver du har fastlagt i projektplanen. Herunder at koordinere personer og ressourcer og lede alle interessenters forventninger.
4. Monitoring and controlling. De processer, der involverer at holde øje med, vurdere og arrangere projektets fremdrift og præstationer. Dvs. finde steder, hvor handlinger er nødvendige og igangsætte disse.
5. Closing. De processer, der skal til for formelt at afslutte projektet. F.eks. skaffe kundegodkendelse, evalueringer af projektet, dokumentation og frigørelse af teamets ressourcer til andre opgaver.

De fem procesgrupper kan gennemføres en eller flere gange i løbet af et projekt, alt efter hvor komplekst det er og hvor lang tid det tager.