Dine interessenter er alle personer, virksomheder eller organisationer, der på en eller anden måde har eller kunne have, en interesse – både positiv og negativ –  i dit projekt.  Om du så skal lancere et nyt produkt, håndtere en krise eller skaffe fundraising.

Du kan lave en interessentanalyse i forbindelse med ethvert projekt, der kræver kommunikation. Interessentanalysen anvendes dog oftest til eksterne kommunikationsopgaver.

Derfor skal du lave en interessentanalyse

• Hvis du foretager analysen tidligt i dit projekt, har du mulighed for at bruge dine mest magtfulde interessenters meninger/råd til at forme dit projekt. Dette gør det ikke bare mere sandsynligt, at de vil støtte dit projekt, men deres ideer kan desuden forbedre kvaliteten af dit projekt.
• Hvis magtfulde interessenter støtter dit projekt, får du flere ressourcer, som gør det mere sandsynligt, at dit projekt lykkedes.
• Ved at kommunikere tidligt i dit projekt og hyppigt med dine interessenter, kan du sørge for, at de forstår, hvad du laver, og at de kan se fordelene ved dit projekt. Bonus er, at de aktivt kan støtte dig, hvis det bliver nødvendigt.
• Når du kender dine interessenter, kan du forudsige deres reaktioner i forhold til dit projekt og bygge de reaktioner, der kan vinde deres støtte, ind i din plan.

Analysen består af seks punkter

1. Identificer dine interessenter
2. Prioriter dine interessenter
3. Lær interessenterne at kende
4. Hvordan vil du engagere dine interessenter?
5. Mål effektiviteten
6. Hvor og hvordan vil du kommunikere?
7. Eksekver din plan

1. Identificer dine interessenter

Hvem er egentlig interesserede i dit projekt, hvem bliver påvirket af det, hvem kan påvirke projektet? Her der det vigtigt at overveje interessenter både i og udenfor din virksomhed.

Identifikation kan f.eks. foretages ved hjælp af en brainstorm. Overvej, hvem der bliver påvirket af projektet, hvem der har magt eller indflydelse over det, og hvem der kunne være interesseret i succes eller fiasko.

Listen herunder viser nogle af de personer, der kan have interesse i dit projekt:

Husk at selv om dine interessenter både er organisationer og mennesker, er det altid mennesker du kommunikerer med. Sørg derfor for at identificere den rigtige interessent i dine interessentvirksomheder.

2. Prioriter dine interessenter

Nu skal du finde ud af, hvilken indflydelse, interesser og holdninger interessenterne har i forhold til dit projekt. Find også ud af, hvilken vigtighed og styrke de har. Med vigtighed og styrke menes, hvor stærkt interessenterne kan påvirke projektet. Kan de få det standset, eller kan de være med til at hjælpe det på vej?

Her kan nedenstående matrice være med til at prioritere interessenterne. Indsæt dine interessenter i forhold til hvor stor magt de har over dit projekt og graden af deres interesse for projektet.

F.eks. er det sandsynligt, at din chef har stor magt, indflydelse og interesse i dit projekt. Mens din familie sandsynligvis har stor interesse i, men lille indflydelse over projektet.

Personens placering i netværket viser dig, hvilke handlinger du skal foretage i forhold til dem.

Stor magt, lille interesse:
Læg nok kræfter i dit arbejde med dem til at holde dem tilfredse, men ikke så meget, at dit budskab keder dem.

Lille magt, stor interesse:
Hold disse personer tilpas informerede. Interagér med dem for at sikre, at der ikke opstår store problemer. Disse personer kan ofte være meget behjælpelige med detaljerne i dit projekt.

Lille magt, lille interesse:
Overvåg dem, men ked dem ikke med overdreven information.

Stor magt, stor interesse:
Disse er de folk, du skal engagere fuldt ud og bruge flest kræfter på at gøre tilfredse.

3. Lær interessenterne at kende

Du ved nu, hvem dine interessenter er og kender deres mulighed for indflydelse og deres interesse i dit projekt. Du har nu brug for at lære dem bedre at kende.  Du skal finde ud af, hvad deres holdning er til dit projekt. Er de positive, negative eller neutrale? Desuden har du brug for at vide, hvordan du får dem til at engagere sig i dit projekt, og hvordan du bedst kan kommunikere med dem.

Her er nogle vigtige spørgsmål, du bør stille dine interessenter:

• Hvilken finansiel eller emotionel interesse har de i resultatet af dit projekt? Er det positivt eller negativt?
• Hvad motiverer dem allermest?
• Hvilken information vil de have / har de brug for fra dig?
• Hvordan ønsker de at modtage denne information? Hvordan kan du bedst formidle dit budskab?
• Hvem påvirker deres holdninger, generelt? Og hvem påvirker deres mening om dig? Og gør det disse indflydelsesrige personer til interessenter i dit projekt?
• Hvis interessenten ikke umiddelbart er positiv, hvordan kan du få dem til at støtte dit projekt?
• Hvis du ikke kan overbevise dem, hvordan vil du så styre/kontrollere deres modstand?
• Hvem kan de påvirke med deres holdninger? Bliver disse personer nu også dine interessenter?

En god måde til at indhente svarene på disse spørgsmål er at tage direkte kontakt med dine interessenter.  Ganske ofte er folk villige til at fortælle om deres holdning. Dette kan samtidig være første skridt  mod at opbygge en succesfuld relation.

For at få et overblik over dine interessenter kan du indsætte dem i skemaet ovenfor. Så får du hurtigt et overblik over hvem, der blokerer og hvem, der støtter projektet. Dette kan du gøre ved at farvekode interessenterne: Grøn for støtte, rød for blokerer og orange for neutral.

4. Hvordan vil du engagere dine interessenter?

Hvordan kan du og dit projekt effektivt engagere interessenterne? Hvor tit og hvordan sikrer du, at det løbende opdateres? Der er grundlæggende kun én måde at engagere interessenterne og det er gennem kommunikation. Så din interessentengagementsplan er samtidig din kommunikationsplan. Her bruger du selvfølgelig de informationer du indsamlede i trin 3.

5. Hvor og hvordan vil du kommunikere?

Udvalget af mulige kommunikationsformer er stort og din kommunikation kommer til at være i skarp konkurrence med en række andre kommunikatører. Det kan hurtigt føre til en overbelastning af kommunikationskanalerne, som kan betyde, at din kommunikation ikke får den tilsigtede effekt. Kommunikationsplanen skal derfor indeholde detaljerede overvejelser om en række faktorer for hver enkelt interessent eller gruppe af interessenter. Disse faktorer er:

• Indhold i kommunikationen – hvad vil vi sige?
• Kommunikationsform – hvordan?
• Kommunikationskanal – gennem hvilke medier?
• Kommunikationsfrekvens – hvor ofte?

6. Eksekver din plan

Når du har lavet din kommunikationsplan, skal du selvfølgelig i gang med at eksekvere planen. Dette kan blive en ganske omfattende opgave, som vil kræve ressourcer med specialiserede kompetencer, som ikke nødvendigvis er til stede i den traditionelle projektorganisation. Selv de simpleste projekter vil have mindst fire forskellige ’formelle’ interessenter.

• Projektdeltagerne
• Sponsoren (projektejeren / den der betaler)
• Brugerne af projektets produkt
• Dem, der får fordele af projektproduktet.

Hertil kommer formodentlig en række uformelle interessenter, der af forskellige grunde kan se fordele eller ulemper i projektet selv eller dets leverancer.

7. Mål effektiviteten

Projektet skal kommunikere for at kunne påvirke interessenterne i en given retning. En retning, der vil forøge projektets chancer for at kunne levere de fordele, der forventes. Det er derfor nødvendigt at måle effekten af den kommunikation, der gives til de forskellige interessenter. På den måde kan du finde ud af, om kommunikationen overhovedet bliver modtaget, om den bliver forstået og om den har den ønskede virkning.