Vores organisationer gennemgår et hav af forandringer i disse år. Vi er rekordmange generationer på arbejdsmarkedet på samme tid, der udvikles konstant ny teknologi, siloerne i organisationerne nedbrydes og fokus på balance mellem fritid og arbejdsliv øges.
I den forbindelse oplever vi mange forskellige og mere flydende typer af ansættelser. HR får nye vilkår og nye funktioner målrettet nye slags medarbejdere og ny teknologi. Vi arbejder med freelancere, laver virtuelle teams og digitaliserer vores arbejde i en sådan grad, at selv mange af de materialer, vi arbejder med, er online og ikke-fysiske. Flere og flere virksomheder indfører ”free seating” og ”clean desk”.
Se eksempelvis CEO Søren Krogh-Nielsen give eksempler på nye måder at arbejde på fra Ricoh Danmark A/S her.
Men med konstant forandring, mere autonomi og selvbestemmelse er det endnu mere afgørende, at vi optimerer hvordan vi kommunikerer, strukturerer og fordeler opgaver internt.
Kommunikation er efterhånden en integreret del af stort set alle aspekter af organisationerne, og vi har ikke nødvendigvis brug for mere intern kommunikation, men derimod smartere kommunikation. Kommunikation med strategisk tilgang, effektive brugerflader, overblik og fælles sprog.
Det har aldrig været lettere at samarbejde og kommunikere på tværs af tid og afstand. Vi kan lagre det hele ”i skyen”, vi har trådløst netværk overalt og vi har hele tiden vores smartphones ved hånden.
Men frem for alt, bliver vores interne samarbejde lettere, fordi der er så mange online værktøjer, vi kan anvende. Værktøjer, der giver os overblik, struktur, prioritering og fordeling af materiale og opgaver.
Alt efter behov og formål er der masser at vælge imellem. Du kan sagtens anvende flere forskellige, da alle værktøjer har sine egne styrker og svagheder. Måske er en kombination af flere det bedste for dit team. Tre af de mest populære gratis online værktøjer er:
Trello minder mest af alt om en opslagstavle eller en to-do liste. Værktøjet er effektivt til at fordele opgaver og bevare overblikket over processen. Du kan tilføje medlemmer og indhold i forskellige ’kort’, som du kan flytte rundt på – f.eks. fra ”ideer” til ”i gang” til ”færdig”.
Fordelen ved Trello er, at det er meget visuelt og dermed nemt og overskueligt at gå til. Det er en slags online tavle til afdelingen eller det virtuelle hold.
Google Drive bruges af rigtig mange organisationer til at dele dokumenter i skyen. På den måde undgår du at glemme nogen, når materialer skal sendes rundt, og alle medlemmer kan redigere og give feedback.
Rent funktionelt minder Google Drive meget om Microsoft Offices produkter, så brugeroplevelsen vil være velkendt for de fleste. Men til forskel fra Word, Excel og Powerpoint, så kan alle medlemmer redigere og arbejde i dokumenterne på samme tid. Mapper kan deles og begrænses efter ønske.
Ulempen er, at der er en lav grad af sikkerhed, og at Google kan se og bruge jeres data. I bør derfor være opmærksomme på hvad I deler og til hvem.
Slack har et intuitivt design, hvor du nemt kan flytte rundt på indholdet og afholde virtuelle møder. Værktøjet har en effektiv dialog-funktion, hvor du @nævner folk, ligesom på Twitter, i enten private eller kollektive forums.
Værktøjet er særligt godt til de hurtige spørgsmål og beskeder, som man ellers ville have på det fysiske kontor. Derudover har Slack avancerede sikkerhedsindstillinger, så du kan dele følsomt indhold uden bekymring, og værktøjet er hurtigt blevet meget udbredt.
Så er det bare at finde ud af, hvilket værktøj, der passer bedst til jeres team (se flere forslag nederst på siden).
Her kommer seks strategiske overvejelser, der kan hjælpe på den beslutning samt på implementering og brug af værktøjet:
Hvad vil I med jeres interne kommunikation? Hvad vil i kommunikere, hvor ofte, til hvem og hvordan? Hvordan skal kommunikationen se ud om et halvt år? Tænk langsigtet.
Hold målgrupper for jeres interne kommunikation op mod deres opgavemål, og observer rejsen fra behov til effekt. Hvor finder målgrupperne svar på deres spørgsmål? Interne eller eksterne kilder? Her finder du ud af, hvor I har brug for at styrke jeres kommunikationsrutiner, således at alle får deres behov opfyldt.
Her finder I frem til de platforme, der passer til jeres behov. I kan anvende en SWOT analyse til at vurdere hver potentiel platforms styrker, svagheder, muligheder og trusler i forhold til intern og ekstern kommunikation.
Både antal og valg af platforme afhænger helt af jeres behov. F.eks. er det ikke helt ligegyldigt, hvilken platform I vælger til nyheder fra ledelsen, produktionsnyheder, opdateringer eller oversigter.
Platforme kan designes, så de svarer til jeres organisations behov. Gør brugen så effektiv som muligt. Sørg for, at det er muligt at føre dialog og komme med feedback.
Vaner og forventninger skal afstemmes. Det samme skal ansvaret: Hvem styrer hvad? Hvordan bruger I hver især jeres platform? Det er i den forbindelse en god idé at producere en kort beskrivelse af brugen. F.eks. hvordan, hvor ofte og til hvilke formål.
Dette giver også platformen en identitet, hvilket tilfører mere relevans og gør den mere oplagt at anvende. Det bliver ligeledes nemmere at se, hvilken platform der kalder på hvilket indhold.
Hvis I vælger flere platforme, er det en god idé at skitsere, hvordan de er knyttet sammen, så de alle bidrager til at effektivisere organisationens kerneområder.
Hvis ledelsen deltager aktivt og anvender platformen, vil det være lettere at få de ansatte i forskellige afdelinger til at gøre det samme. Følelsen af fællesskab og ejerskab er vigtig.
Platformen er kun effektiv, hvis den tages seriøst. Observer, hvordan og hvor ofte den bruges. Er det efter hensigten? Har I brug for at justere jeres vaner eller forventninger til platformen? Hvilke tiltag er nødvendige, for at platformen kører så effektivt som muligt? Meningen er jo, at den skal gøre jeres interne kommunikation endnu bedre, og gøre organisationen endnu skarpere. Platformen og dens indhold skal være relevant, så det understøtter både den daglige drift og jeres strategi.
Alt efter behov er der masser af online værktøjer, I kan bruge til jeres interne kommunikationskanaler. Måske har jeres organisation et velfungerende intranet, eller måske fungerer e-mails glimrende til jeres behov. Hvis ikke, er der her en række alternativer til Trello, Google Drive og Slack:
Husk at undersøge værktøjets sikkerheds- og privatlivsindstillinger. Sørg for, at du ikke risikerer at blive udsat for uønsket adgang, hacking eller server-nedbrud.
Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session.
Vi vil svarer inden for 24 timer
Kontakt os i dag og hør om dine muligheder
