Som leder har man nogen gange brug for at kommunikere et budskab ud til sin organisation. Det kan f.eks. være hvis man skal i gang med en forandringsproces, krisekommunikation eller en ny strategi man har brug for at dele med sin organisation. Og som kommunikationsekspert Lone Ryg Olsen siger: ”Dine medarbejdere tørster efter mere kommunikation”. Så det er bare om at komme i gang. Men hvordan man griber det an, kan være en lidt svær øvelse. Især hvis man er en ny kommunikatør.
I modellen her føres du gennem alle de relevante skridt, der skal til at udarbejde effektiv kommunikation. Planen sikrer samtidig, at alle involverede er klar over, hvem der siger hvad, til hvem og hvornår. Din kommunikation bliver mere tydelig, og chancen for at dine modtagere forstår dit budskab og ”adopterer” det, vokser.
Modellen består af otte trin, som tilsammen sikrer, at du får optimeret din kommunikationsindsats gennem planlægning og logiske overvejelser.
Kommunikationsplanens 8 trin:
Det første skridt i en effektiv kommunikationsplan er at finde ud af, hvad dit udgangspunkt for netop denne kommunikationsindsats er.
Formuler præcist og tydeligt, hvad der er årsagen til netop denne kommunikationsindsats og bliv helt skarp på, hvad du ønsker at opnå med den. Overvej samtidig, hvad dit ambitionsniveau for indsatsen er. Har du blot brug for at dele informationer med dine medarbejdere, kan du sandsynligvis nøjes med mindre, end hvis du vil have dem til at ændre adfærd eller holdninger. Brug evt. ambitionstrappen til at fastlægge dit ambitionsniveau.
Kommunikation der henvender sig til den forkerte målgruppe (eller endnu værre: til alle), er dømt til et kummerligt resultat. Vær derfor omhyggelig med at beskrive din målgruppe.
Ofte har du et klart billede af, hvem du henvender dig til og behøver derfor ikke bruge så mange kræfter på dette trin. Andre gange er der større usikkerhed om, hvem du egentlig henvender dig til. Brug da lidt kræfter på at undersøge dine målgrupper, for det kan være vidt forskelligt, hvad dine forskellige målgrupper synes er interessant og relevant.
Måske består din målgruppe af flere forskellige grupper, f.eks. salgsafdelingen, teknikkerne, servicepersonalet, administrationen? Eller hele organisationen. Tydeliggør overfor dig selv og andre, hvem dit budskab er vigtigst for og ikke mindst hvordan de formodes at reagere på dit budskab. Dette bliver relevant, når du i næste trin skal identificere dit hovedbudskab og når du senere udarbejder din tekst. Er dine modtagere overvejende positive, negative eller ligeglade med dit budskab. Vil der ligefrem være nogen, der vil modarbejde den forandring, du forsøger at implementere.
Er din målgruppe diffus, stor eller svær at definere, kan det hjælpe at lave en eller flere personas.
Nu begynder vi at bevæge os dybere ned i din kommunikationsindsats. Du skal til at overveje, hvad dit budskab er. Nogle gang er det helt oplagt: ”Vi skal have folk til at rydde op efter sig i køkkenet”. Andre gange kræver det dybere overvejelser, at finde ud af, hvad der er dit hovedbudskab. Overvej følgende spørgsmål:
Din slagplan skal indeholde tage stilling til medievalg og distributionsmetode, og svare på hvor, hvornår og hvordan du vil kommunikere dit budskab. Skal kommunikationen f.eks. være skriftlig eller mundtlig, hvor skal den finde sted? I plenum, 1 til 1, nyhedsbrev, intranet, opslagstavler, video, podcast etc. ?
Her skal du også bestemme, i hvilken rækkefølge tiltagene skal finde sted. Måske er det mest hensigtsmæssigt at noget sker samtidig? Skal nogle medarbejdere informeres før andre? Sørg også for at din indsats times med andre begivenheder i virksomheden.
Herunder kan det, især i forbindelse med længerevarende projekter, være en god idé at overveje, hvordan du løbende kan skabe opmærksomhed omkring dit budskab.
Download skabelon: Kommunikationplanlægningskalender
Skriv teksten, optag videoen eller podcasten. Bestem, hvordan du bedst formidler dit hovedbudskab til din målgruppe. Har du flere målgrupper, skal budskabet måske formidles på flere forskellige måder.
Overvej, hvordan du bedst kan adressere, den evt. modstand du identificerede i andet trin.
Overvej desuden, om en kreativ eller anderledes tilgang kan skabe større opmærksomhed omkring dit budskab.
Se mere: IDEKU-værktøjet og 12 tips til intern kommunikation.
Test altid et udkast af din kommunikation på din(e) målgruppe(er) inden du udsender det. Når du tester skal du overveje, om din målgruppe forstår dit budskab eller om skal du formulere dig på en anden måde? Kan det, du siger misforstås?
Fordel ansvarsområder – hvis der er andre involverede i din kommunikationsindsats, så sørg for, at det er klart for alle involverede, hvem der er ansvarlige for hvad – og at der er ansvarlige på alle indsatser. Sørg for at tilføje ansvarlige på alle opgaver i din Kommunikationplanlægningskalender
Som leder skal du holde styr på, om planen forløber som planlagt. Er der noget, der skal rettes op på, så gælder det om at få gjort det så hurtigt som muligt.
Evaluér altid større indsatser. Det kan du f.eks. gøre ved at stille følgende spørgsmål:
Hvis din evaluering giver anledning til nye initiativer, skal du justere strategi og handlingsplan og juster også hele kommunikationsplanen.
Værktøjet her er en redigeret version af Region Syddanmarks ”Planlæg din kommunikation” og Thomas Hestbæk Andersen m.fl.: ”Kommunikationsplanlægning” (2009).
Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session.
Vi vil svarer inden for 24 timer
Kontakt os i dag og hør om dine muligheder
