Hvad er scope creep og sådan undgår du det

Projektledelse

Hvad er scope creep og sådan undgår du det

Måske har du selv oplevet det, ellers også kender du historierne fra pressen: Endnu et (offentligt) projekt er løbet løbsk. Både budget og tidsrammerne er sprunget i tusind stykker. (Stats)kassen bløder og alle er generelt ret forargede over, hvor galt det er gået.

Hvis vi skal hæve os lidt over forargelsen, og se på hvad det er, der sker, når endnu et projekt løber af sporet, så finder man hurtigt ud af, at løbske projekter er en meget almindelig ting. Så almindelig, at dette fænomen har fået et navn. “Scope creep” kaldes det. Oversat til dansk betyder det noget i retningen af ‘omfangsforskydning’. Dvs. at omfanget af projektet forskyder sig.

Scope creep er, når rammerne, både de økonomiske rammer og den fastsatte deadline, for et projekt vokser i løbet af projektets udførelse. Projektet vokser simpelthen i omfang, og det kan der være flere forskellige årsager til. I et IT projekt kan det f.eks. være, fordi kunden ønsker flere funktionaliteter, fordi projektlederen ønsker at spare på ressourcerne eller nogle gang skyldes det sågar, at de personer der arbejder på projektet “overleverer” i forhold til projektets oprindelige afgrænsning.

Scope creep er som sagt meget almindeligt, og en del scope creep er uundgåeligt. Det er en naturlig del af et projekts dynamiske udvikling, at der ændres på planen. Men når scope creep får frie tøjler, så kan det som bekendt gå helt galt.

Det skyldes ofte, at projektets omfang ikke er blevet defineret godt nok fra starten.

Projektledelse

Sådan sætter du en bremse på scope creep

Det der er så lumskt ved scope creep er, at det forplanter sig nedad i systemet. En lille ændring ét sted kan få store (ofte uforudsete) konsekvenser mange andre steder. Hvis vi vender tilbage til IT-eksemplet, så kan en lille ændring i antallet at funktionalitet, påvirke både projektets afslutningsdato, omkostninger og nødvendige ressourcer.

Hvad kan du gøre for at undgå scope creep fra at finde sted?

Afhængig af din virksomhed, stilling og projektets størrelse, er der forskellige ting, du kan gøre for at forebygge scope creep. Som du kan læse her, så skal du ikke forvente at følgende 3 teknikker fuldstændigt eliminerer scope creep, men de kan hjælpe dig med at dæmme op for efterspørgslen på uønskede forandringer.

Lav et ‘scope statement’. Før projektet starter, dvs. under planlægningsfasen, udarbejder du et dokument, der tydelig beskriver, hvad der ligger inden for dette projektets grænser. Og hvad der ikke gør. Alle projektets interessenter underskriver dette papir, så alle er klar over, hvor projektets grænser går.
Straf. Nogle virksomheder accepterer de ønskede ændringer, men opkræver til gengæld ekstrabetaling fra kunden (I det følgende bruger jeg kunden som eksempel, men det samme principper gælder for interne projekter). En anden mulighed er at acceptere ændringen, men samtidig gøre det klart for kunden, at det vil påvirke, hvornår I kan starte på det næste projekt. Efterfølgende er det op til kunden at vurdere, om ændringen er “straffen” værd.
Udfør ændringen senere. I nogle tilfælde er det muligt, at udføre ændringen efter det oprindelige projekt er færdigt. En virksomhed kan f.eks. bede kunden om at anmode om et nyt projekt på et senere tidspunkt. Prisen kunne vise sig at være den samme, på grund af den mænge arbejde det kræver at foretage ændringen.

Hvad gør du, når det scope creep ikke kan undgås?

Selv hvis du iværksætter ovenstående teknikker til at undgå scope creep, vil der være tidspunkter, hvor du er nødt til at foretage en ændring i din projektplan, der på den ene eller anden måde forskyder dit projekt. Og hvad gør du så?

Her er tre forslag:

Kom videre. Hvis du har fået besked på at forandringen er nødvendig, så foretag ændringen og kom videre. Vedvarende negativitet gør intet for at hjælpe projektet i mål.
Dokumenter ændring og prisen. Dokumenter ændringen og få alle interesseter til at underskrive det i en “scope change” logbog. Sørg for at dit dokument præcist beskriver ændringen. Husk også at dokumentere alle de implikationer ændringen forårsager. F.eks. den tid det tager, hvad det koster og hvad det betyde for projektets slutdato.
Gør ændringen til noget positivt. Måske indeholder ændringen en ny idé eller måske er der noget ved den, der kan bruges af andre kunder. Måske giver ændringen simpelthen bare god mening.