To do or not to do – Den gode to do-liste

Effektivisering

To do or not to do - Den gode to do-liste

Mange ledere bruger to do-lister til at prioritere deres arbejdsopgaver og knappe tid. Men listerne er spild af tid, hvis de ikke laves og bruges rigtigt. Her får du 11 tips, til hvordan du laver en effektiv to do-liste.

En to do – liste er en oversigt over opgaver, du mangler at udføre.

Effektivisering

Her er 11 tips til en mere produktiv to do-liste

Vælg et system, der fungerer for dig
Der er mange systemer og programmer at vælge imellem, software, onlinesystemer, eller den gode gamle papir metode. Det vigtigste er at det fungerer for dig.
Det skal være pænt og rart at bruge
Jo mere systemet tiltaler dig, funktionelt som visuelt, desto større chance er der, for at du får det brugt.
Hav den altid ved hånden
Du bør altid have din to do-liste liggende i armslængde. Uanset om du er til møde, i bil, i bus eller derhjemme. Sørg for at fange alt, hvad du skal gøre og få det ned på papir med det samme. Jo mere du går og gemmer på i hovedet, jo langsommere og mindre handlekraftig bliver du, alt imens du mister dit overblik. Brug evt. online værktøjer som Evernote, Wunderlist eller Trello til at holde styr på dine opgaver. De tre nævnte er alle gratis og synkroniserer mellem computer, smartphone og tablet, så du altid har adgang til din to do-liste.
Start med at tømme hjernen
Begynd med at nedskrive alle de opgaver du kan komme i tanke om. På dette stadie er det ikke vigtigt, at det er ordnet eller ”pænt”. Hvis du har andre to do-lister, så sørg også for at skrive dem ned på listen.
Opdel og organiser
Når alt er samlet på ét sted, skal du til at organisere dine opgaver i kategorier. Vælg kategorier, der giver mening for dine arbejdsrutiner. F.eks. arbejde og privat, projekter, vigtige opgaver osv.
Punktet skal være en fysisk handling
Så snart punktet på din liste ikke er en fysisk handling, bør du være på vagt. Fx hører ’Overvej kvaliteten af tilbuddet’, ikke hjemme på en liste. Det burde hedde ’print tilbud’ eller ’spørg x om deres mening’.
Punktet må ikke være et projekt
Det er her, at de fleste falder i. Projekter har deres egne særskilte projektplaner. ’Planlæg reception’ må ikke være et punkt på din liste. Det er et projekt, og kan måske være den overordnede titel på din liste, som indeholder punkter som ’ring til konferencecenter’, ’bestil mad’ eller ’print program ud’.
Rækkefølgen skal være udsagnsord, navneord og genstandsled
- Forkert: Printerpapir
  Korrekt: Hent printerpapir fra kælder
- Forkert: Husk rapport!
  Korrekt: Print rapport fra X computer.
Det virker som banaliteter, men når du bliver øvet, vil gennemsigtigheden af dine punkter gøre, at du kan handle langt hurtigere på de forskellige opgaver.
Hold den opdateret og aktuel
Ryd op på din liste. Alt for ofte ser man folk sidde med huskelister, hvor halvdelen af opgaverne ligner en blanding mellem en naiv ønskeliste og en håndskreven kalender. Opgaver på en to do-liste er opgaver, der skal kunne løses med det samme – ikke en pseudokalender.
Planlæg tid ugentligt til at klare de ”ikke-løste”opgaver
Opgaver med lav prioritet har det med at rykke længere og længere ned på listen, som de retteligt bør. Det kan dog betyde, at du ender med en lang liste med lav-prioritetsopgaver, der aldrig bliver løst. Planlæg derfor tid hver uge, hvor du tager hånd om de uløselige opgaver.
Vær fleksibel og villig til at ændre planen
Din liste bør ikke være fastlåst. Efterhånden som dine projekter ændrer sig, bør din to do-liste følge med.