Fase 1: Fokuser. Erfaringsindsamling.
Fokuser på og definer, hvad teamet i fællesskab skal udvikle.

Fase 2: Forstå. Indsamling af viden.
Indsaml viden om, hvordan færdigheden tidligere er kommet til udtryk i teamet og de enkelte teammedlemmers arbejde. Beskriv vellykkede episoder. Og sørg for at beskrive og forklare de sammenhænge, der illustrerer teamets bedste praksis.

Fase 3: Forestil. Hvad ønsker vi os konkret af fremtiden?
Ret nu fokus mod fremtiden. Og identificer teamets ønsker og visioner eller forestillinger om, hvordan teamets ideelle praksis ser ud. Hvad vil vi gerne opnå?

Fase 4: Fastslå. Definér konkrete målsætninger.
Gennem en sammenkobling af forestillingerne fra fase 3 og situationsbeskrivelserne fra fase 2. opstiller teamet konkrete målsætninger for, for hvad det vil arbejde videre med.

Fase 5: Frigør. Planlæg udviklingen.
Definer de første skridt.Her laver teamet konkrete handlingsplaner for, hvordan de vil nå de målsætninger, de opstillede i fase 4.

Til hver af de 5 faser kan man for at hjælpe processen i gang knytte nogle værktøjer:

Værktøjer til fase 1

Spørgeskema

Det kan være svært på kommando lige at finde ud af hvad der skal fokuseres på til mødet. Nogle gange er det helt tydeligt at dette emne bør vi arbejde med, i andre tilfælde er det knap så tydeligt, hvad der vil skabe størst forandring i teamet. Er du i denne situation, kan du anvende et spørgeskema som alle deltagere udfylder og afleverer stil møde leder inden mødet. På denne måde får mødeleder et overblik over situationen og kan vise et anonymiseret resultatet af undersøgelsen, hvis der vurderes at være nødvendigt.

Spørgeskemaet kan f.eks. spørge ind til disse emner:

• Trivsel
• Samarbejde og opgavevaretagelse
• Faglighed
• Forbedringskultur
• Relation til kontorchef/ledelsesteam

Lad teammedlemmerne vurdere på en skala fra 1-5 hvor enige eller uenige de er i en række udsagn, der beskriver hvert af de fem emner. Anvend f.eks. Moderniseringsstyrelsens forberedelsesskema, der er udviklet til netop TUS’en. Du downloader skemaet ved at klikke på dette link.

At flippe mønten

Bliver teammedlemmerne fanget i negative beskrivelser og problemer frem for de positive eksempler på, hvad der fungerer, kan du benytte metoden der kaldes ”at flippe mønten”.

Omformuler de negative udsagn til positive. F.eks. :

Fra                       ”Hvordan undgår vi klager over vores kundeservice?”

Til                         ”Hvad kendetegner vores bedste kundeservice?”

Værktøjer til fase 2

Interviewguide
For at finde frem til de situationer, der allerede virker kan du bede teammedlemmerne om at intervirewe hinanden to og to og dagens fokusområde. Spørg f.eks. hinanden om

• Hvornår har du oplevet, at X (dagens fokusområde) har fungeret rigtig godt?
• Hvad skete der?
• Hvad gjorde det muligt?
• Hvad gjorde de forskellige teammedlemmer?
• Hvilke andre faktorer gjorde det muligt?
• Hvad kan vi lære af det?

Værktøjer til fase 3

Sørg for at der til denne fase er mulighed for at nedskrive de forskellige forestillinger og visioner på f.eks. en flipover eller en tavle. Tusser i forskellige farver eller en stak Post It’s kan også være en hjælp til at indfange gruppens drømme om fremtiden.

Værktøjer til fase 4

Skalaen i rummet
Er det svært for teamet at indskrænke sig til ét emne, eller er der uenighed om hvilken idé der er den vigtigste kan dette synliggøres ved at lave en fiktiv skala langs den ene væg. Den ene ende af skalaen illustrer at emnet er meget vigtigt og gør en stor forskel for teamet, mens den anden ende af skalaen viser at det er spild af tid at vedtage og gennemføre denne idé, da det ikke gør nogen forskel for teamet.

Bed teammedlemmerne om at stille sig der, hvor de umiddelbart oplever at høre hjemme og spørg dem, hvorfor de står hvor de står. Spørg hvad der kan gøres ved tiltaget for at flytte det to skridt længere op ad skalaen.

Værktøjer til fase 5

SMART’e målsætninger
Sørg for at teamets målsætninger er SMARTE

S– specifikke
M– målbare
A– ansvaret er fordelt
R– realistiske
T– tidsbestemte