Salg, marketing og kommunikation

Hvis chefen sender færre emails, følger medarbejderne trop

Antallet af e-mails du som ledere modtager, stiger og stiger, og tiden du skal bruge på at sortere, læse og besvare følger med opad. E-mail-håndtering bliver en større og større del af din hverdag. Nogle forskere rapporterer endda, at op til 40 % af en arbejdsdag går med e-mails. Fyrre procent!

Men hvor kommer alle disse e-mails fra? Hvem er det, der sender dem? Hvis skyld er det? Forskning viser faktisk, at det er dig! Hver gang du sender en e-mail, eskalerer problemet. Heldigvis betyder det også, at du kan blive en del af løsningen.

Send e-mail med omtanke

En undersøgelse publiseret i Harvard Business Review i 2013 (“To Reduce E-Mails, Start at the Top” af Chris Brown, Andrew Killick og Karen Renaud) konkluderes det, at hvis vi sender færre e-mails, modtager vi færre e-mails. Logik for burhøns – når man får det at vide!!

Et hold forskere undersøgte e-mailvanerne i en 80-mand stor virksomhed. I gennemsnit sendte hvert medlem af det 7 mand store ledelsesteam 56 e-mail om dagen. De satte sig for at reducere antallet af sendte e-mails med 20%.

Forskerne bad virksomhedens ledelsesteam om, at:

  • Tænke sig om en ekstra gang inden de sendte en e-mail.
  • Begrænse modtagerne (Det er næsten aldrig nødvendigt at Cc’e nogen)
  • Vælge den mest effektive kommunikationsform (telefon, SMS, personligt etc.)

Ledelsesteamet modtog ugentlig feedback på deres fremskridt og reducerede mængden af sendte e-mails med hele 54 %! Endnu mere interessant er det dog, at medarbejderne fulgte trop – og det uden at have fået lignende instrukser. Faktisk reduceredes mængden af e-mails, resten af medarbejderne sendte, med hele 64 %.

For den pågældende virksomhed (med 80 ansatte i alt) betød det en besparelse på 10.400 mandetimer pr. år. Hvilket svarer til en stigning i produktiviteten på 7 %.

Hvis vi alle sender færre e-mails, får vi tid til mere af det sjove.

Sådan sender du færre-mails

  • Send kun e-mails når det er nødvendigt
  • Beslut hvor mange procent, du vil reducere antallet af sendte e-mail med. (f.eks. 20 % mindre).
  • Tjek op på det hver uge.

 

Læs mere:
Sådan skriver du en overbevisende e-mail >