Strategi og forretningsudvikling

Åbne kontorlandskaber – himmel eller helvede?

Åbne kontormiljøer koster virksomheder milliarder!

Det påstår en ny svensk undersøgelse lavet af Helena Jahncke, miljøpsykolog, universitetet i Gävle, Sverige. Støjende kontorlandskaber gør folk trætte og demotiverede og koster de svenske virksomheder over to milliarder kroner om året. Ikke så få virksomheder har de seneste år satset på de åbne kontorer, som blandt andet skal gøre det nemmere for folk at samarbejde. Desuden er det billigere, fordi flere kan arbejde på mindre plads. Men holder argumenterne, hvis medarbejderne bliver uproduktive?

Bagsiden af medaljen er, at folk snakker på kryds og tværs i stedet for at opsøge hinanden. Telefonerne kimer, og der er måske en evig summen fra printer og kopimaskine. Ifølge en svensk ph.d.-afhandling er vi slet ikke så gode til at arbejde i larmende omgivelser, som vi måske tror.

I dette tema sætter vi fokus på positive og negative sider ved åbne kontorlandskaber, og giver dig nogle gode råd til, hvordan du håndterer de store åbne kontorer bedst.

Fakta
KONTORERNES HISTORIE

En af de første bygninger med storrumskontorer menes at være opført i USA allerede i 1904. Arbejdspladserne var bygget op som i et klasseværelse med borde på rad og række, og det var primært sekretærer og kontorassistenter, der sad der.

I 1960'erne vandt det åbne kontorlandskab med udgangspunkt i det tyske "Burolandschaft" frem i USA. Her blev arbejdspladserne sat sammen i små grupper for at give en effektiv arbejdsgang, og alle medarbejdere sad i det åbne landskab.

Den danske udvikling har fulgt den amerikanske, og de sidste 10 år er åbne kontorlandskaber for alvor blevet moderne igen. Målet er, at de skal understøtte den moderne arbejdsproces, hvor videndeling og feedback er nøgleord.

Kilde:
'Indeklima og psykosocialt arbejdsmiljø i storrumskontorer'.

Støj, manglende privatliv og koncentrationsbesvær

Jan Pejtersen, seniorforsker ved Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø i Danmark er ekspert indenfor indeklima og psykosociale arbejdsforholds betydning for arbejdsmiljøet, og han fortæller i artiklen ”Storrumskontorer - forbandelse eller velsignelse?”, at der er to forskellige tilgange til åbne kontorlandskaber eller storrumskontorer, som de også kaldes.

  • Den positive tilgang bygger på, at storrumskontorer giver bedre sociale relationer mellem medarbejderne og dermed større jobtilfredshed. Det skyldes, at den øgede kontakt mellem de ansatte bidrager til et bedre samarbejde og flere sociale relationer.
  • Den negative tilgang bliver baseret på, at personer, der arbejder i storrumskontorer mangler ro og derfor får færre sociale relationer og dermed en lavere jobtilfredshed. Det skyldes, at man er bange for at forstyrre hinanden, og at man kan føle sig overvåget.

Ifølge Jan Pejtersens klager folk i storrumskontorer typisk over støj og manglende privatliv. Det er især folks tale og ringende telefoner, der er generende. Jan Pejtersen konkluderer på baggrund af undersøgelsen ”Indeklima og psykosocialt arbejdsmiljø i celle-, flerpersons- og storrumskontorer”, som han selv har været med til at lave, at der er flere negative tilgange til storrumskontorer, end der er positive. Undersøgelsen er baseret på informationer fra 2.300 kontoransatte i 22 kontorbygninger med forskellige kontortyper.

Dårligt støjfyldt indeklimaer var et problem hos de ansatte i storrumskontorer, og de havde svært ved at koncentrere sig. Jo større kontorlandskaberne var, jo større var problemerne. Til gengæld var der ikke markante forskelle på de ansattes oplevelse af social støtte og feedback.

Snak værre end baggrundsstøj

Gennem fire studier har miljøpsykologen Helena Jahncke set på, hvordan støj påvirker medarbejdere i storrumskontorer. Hun lod blandt andet studiedeltagerne forsøge sig med typiske kontor-arbejdsopgaver, med forskelligt støjniveau i baggrunden.

I en test skulle deltagerne for eksempel bruge flere forskellige tabeller til at finde en bolig, som er bygget efter 1963, koster over 500.000 kroner og som har et areal på mindre end 63 kvadratmeter.

Fakta
Hvis dit arbejde kræver, at du koncentrerer dig om at lære og huske ny information, kan din effektivitet sænkes med så meget som ti procent, hvis der er megen snak rundt om dig.

Netop den type opgaver, hvor du skal huske variabler og bruge dem til at lede efter rigtig information, var noget af det sværeste for deltagerne at gøre i støjende landskaber.

”Vi har set, at arbejdstagernes præstation forværres med mellem to og ti procent, hvis man kan opfatte, hvad kolleger siger i baggrunden, sammenlignet med, hvis der bare er en summen,” siger Helena Jancke i en pressemeddelelse.

Hun har opsat et enkelt regnestykke for at vise støjomkostningerne for svenske virksomheder:

Hvis man antager, at en virksomhed har 110 ansatte, som gennemsnitligt tjener 25.500 kroner om måneden, og man lægger arbejdsgiverafgift oveni, vil omkostningen ved en to procents reduktion i effektivitet føre til et tab på én million svenske kroner årligt. Cirka 230.000 svenskere arbejder i kontorlandskaber, og dermed kan det totale tab for svensk forretningsliv løbe op til over 2,1 milliarder svenske kroner.

Helena Janckes studier viser også, at folk bliver mere trætte og mindre motiverede i støjende omgivelser. Det kan føre til højere sygefravær, påpeger hun, og de omkostninger er ikke taget med i beregningerne.

De fysiske rammer skal matche arbejdsopgaverne

Eva Bjerrum, forsknings - og innovationsleder ved Alexandra Instituttet analyserer og indretter storrumskontorer som konsulent for forskellige virksomheder. Hun gør opmærksom på i artiklen ”Storrumskontorer - forbandelse eller velsignelse?”, at storrumskontorer er forskellige fra arbejdsplads til arbejdsplads, og derfor er det svært at definere entydigt, om de er positive eller negative for virksomheden.

Hun vil hellere se på, om den fysiske ramme for den arbejdsopgave der skal udføres, passer til opgavens karakter. Gør den det, kan storrumskontorer have en rigtig positiv effekt. Mere trivsel på baggrund af sociale relationer, bedre samarbejde og mere videndeling er de største gevinster, mener hun. Derfor er det vigtigt, at virksomheden opretter de åbne kontorlandskaber af de rigtige årsager. At medarbejderne sidder sammen, skal give fordele, og det må ikke kun være fordi, det er billigt. Derudover skal arbejdspladsen sørge for de rigtige rammer. Der skal være flere rum, så medarbejderne kan flytte deres arbejdsproces, hvis de har brug for fred eller at tale uforstyrret. Og så skal arbejdspladsen sørge for, at der bliver talt om brugen af storrumskontorerne, så medarbejderne kender formålet og har nogle rammer at forholde sig til.

Det tyder på, at åbne kontormiljøer kan give problemer, men der er også muligheder for at løse dem, hvis virksomheden tager formen op til revision og definerer brugen af den.

Gode råd:

Tænk dig om, inden du indretter din virksomhed med åbne kontorlandskaber – overvej hvilke opgaver, det er dine medarbejdere skal løse og se på hvilke rammer de løses bedst indenfor.

Hvis der er problemer med støj i et åbent kontorlandskab, kan virksomheden gøre forskellige ting for at afhjælpe tabet af produktivitet, fx kan de sørge for, at der er ørepropper klar til ansatte, der har brug for ro eller lave lokaler, hvor der skal være stille.

Sørg for at tale med medarbejderne om, hvordan de åbne kontorer bruges og hvad der er god tone.