HR og personlig udvikling

Sådan planlægger du effektivt din tid

For mange ledere er hverdagen præget af møder, som ligger lige efter hinanden. Det kniber med at komme fra møde til møde, og det er svært at finde tiden til forberedelse. Alt for ofte blive du afbrudt eller skal tage stilling til en hastesag. Det betyder, at forberedelsen alt for ofte er nærmest ikke-eksisterende. Alt for mange projekter strander, eller ender med overskredne deadlines. Hvordan slipper du ud af den onde spiral?

Det handler om at være realistisk med din tid og dine opgaver, så du kan lægge en plan, der holder. Her får du fire trin til at planlægge din tid effektivt. 

1: Find ud af hvor det går galt.

For at finde ud af hvor det går galt, er du nødt til at vide, hvad du bruger din tid på. Sæt dig for i en periode (f.eks. en uge eller nogle repræsentative dage) at registrere, hvad du planlægger at bruge din tid på, og hvad du reelt bruger den på. (Download et skema til registrering af planlagt og faktisk tidsforbrug)

Registrer ting som: effektiv arbejdstid, tlf. samtaler, afbrydelser, forberedelse, hasteopgaver etc.

Med registreringen kan du finde ud af:

  • Om du når det planlagte.
  • Hvor stor overensstemmelsen eller uoverensstemmelsen er mellem det planlagte og det, du reelt brugte tiden på.
  • Hvor meget tid du rent faktisk bruger på ikke-planlagte opgaver.
  • Hvor meget tid du med fordel bør sætte af hver dag til selvsamme og på den måde lægge en tidsrealistisk plan med tid til det ikke-planlagte.

Planlæg aldrig mere end 60 % af din tid. Forskning viser nemlig, at op mod 40 % af vores arbejdsdag går med uplanlagte opgaver. Tag derfor højde for dette i din planlægning.

2: Tidsbudget

Ligesom i din privatøkonomi, skal du også lægge et budget for din tid, hvis du vil kunne planlægge effektivt: Hvilke udgifter (opgaver) og indtægter (tid) er der?

Typsk vil der i løbet af din dag være møder og andre faste aftaler, du ikke selv kan planlægge. Sørg for at have styr på disse aftaler, og find ud af, hvor mange timer du reelt har at gøre godt med.

Husk også at tage højde for 40 %-reglen i dit budget. Regnestykket herunder illustrerer reglen: 

En arbejdsuge på 40 timer svarer til 8 timer pr. dag.
Hvis du trækker frokosten fra er der 7,5 time tilbage.
Hvis du trækker 40 % fra dette, er der 4,5 times reel arbejdstid tilbage til at ordne de opgaver, som står på din to-do-liste. 
Så hvis du hver dag planlægger med 6-7 timers arbejde, er det ikke så underligt at din plan sjældent holder.

3: Lav en tidsrealistisk to do-liste

En tidsrealistisk to do liste afhænger af fire skridt:

  1. Fastsæt en deadline. Planlægning, prioritering og ambitionsniveau afhænger af, hvornår du skal være færdig.
  2. Hvor lang tid skal du bruge på opgaven? Er det er større opgave, kan du med fordel dele den op i mindre dele.
  3. Vælg ambitionsniveau. Vælg en skala f.eks. 1-5 eller 50 til 100 procent, så du hurtigt kan vise dig selv, hvor mange ressourcer du skal bruge på opgaven.  – Hvor ”godt” skal det være, for at være godt nok?
  4. Prioritering. Hvilke opgaver er det vigtigt at få lavet idag?

Brug for mere inspiration til din to do liste? Her er 11 tips til en produktiv to do liste

4: Tag dig tid til planlægning – du får den aldrig

Hyppige indvendinger mod planlægning er, at det tager tid og at planen sjældent holder. Og jo,det tager tid, men det er intet imod, den tid det tager at slukke ildebrande og igen og igen forsøge at skabe dig et overblik.  Undersøgelser viser, at du reducerer din udførelsestid betragteligt, når du har taget dig tid til at planlægge.