Ledelse og organisation

10 grundlæggende principper for effektive virtuelle teams

Teamledelse er på samme tid enormt berigende og enormt udfordrende. Og udfordringen bliver ikke mindre, hvis dit team er spredt på flere forskellige adresser eller måske endda rundt omkring i hele verden. Her får du 10 principper, der hjælper dig med at få dit virtuelle team til at fungere.

I Harvard Business Review beskriver Michael Watkins følgende 10 basale principper, der hjælper med at få dit virtuelle team til at fungere. Watkins fokus er de ti vigtigste principper, du skal huske de første 90 dage som ny team-leder.

  1. Saml tidligt teamet fysisk
    Som Watkins skriver, så virker det måske paradoksalt, at tale om at samle teamet fysisk, når nu det handler om et virtuelt team. Men sandheden er nu stadig, at en-til-en samtaler er bedre end virtuelle, når man skal opbygge relationer og tillid. Hvis det ikke kan lade sig gøre, skal du dog ikke fortvivle, så bør du til gengæld fokusere på virtuel teambuilding i stedet.

    Brug tiden til at sørge for at teammedlemmerne lærer hinanden af kende, både personlig og professionelt, og skab en fælles vision og nogle principper for hvordan temaet skal fungere.

  2. Tydeliggør opgaver og processer, ikke bare mål og roller.
    Når dit team ikke er på samme adresse, er det endnu vigtigere end med traditionelle teams at fokusere på og designe opgaver og de processer, der skal bruges til at løse dem. Sørg for at være så specifik som muligt. Simple beskrivelser og aftaler er lettere at holde. Sørg for, at der er klarhed omkring, hvem der gør hvad og hvornår.

  3. Forpligt jer til et ”kommunikationscharter”
    For at holde teamet på samme spor, er det i et virtuelt team vigtigt at sørge for, at der er enighed om hvordan, hvornår og hvor meget man kommunikerer med hinanden. Bliv enige om, hvilke medier I bruger. Hvornår skriver man f.eks. en e-mail vs. ringer eller udarbejder et dokument?

  4. Benyt de bedste kommunikationsværktøjer
    Når I vælger kommunikationsværktøjer, så vælg ikke nødvendigvis de nyeste. Spar hellere tiden der bruges på, at få det nyeste nye til at fungere, og vælg hellere baseret på, hvor robust værktøjet er.

  5. Opbyg et team med en fælles rytme
    Når et eller flere teammedlemmer arbejder i forskellige tidszoner, bliver det en udfordring at skabe en fælles rytme. Selv, hvis alle i temaet deler tidszone, kan forskellige arbejdssteder også let betyde, at det bliver svært at opretholde en ”normal” arbejdsrytme. For at modarbejde dette kan du bl.a. sørge for at holde hyppige møder samme tid, samme dag, hver uge. Arbejder nogle i forskellige tidszoner, bør du være opmærksom på at fordele tidszone byrden ligeligt mellem alle, ved at rotere tidspunktet, hvor møderne holdes.

  6. Bliv enige om et fælles sprog
    Er dine teammedlemmer fra forskellige lande og kulturer, opstår der let misforståelser. Derfor er det vigtigt, at diskutere, f.eks. hvad ”ja” og ”nej” betyder. Lær mere om kulturforskelle her og læg det I bliver enige om, ud i et fælles forum.

  7. Skab en virtuel kaffepause
    En vigtig ting, for en ikke-virtuel arbejdsplads, som er svær at genskabe virtuelt, er kaffepausen. De uformelle interaktioner, der foregår her er med til at binde medarbejdere sammen, og er vigtige for motivationen. Dette kan du som leder imitere, ved at holde nogle uformelle møder online, via Skype eller lignende, hvor formålet er, at tale om ting, der ikke har noget med arbejdet at gøre.

  8. Tydeliggør og monitorer forpligtelser
    Dette er svært i en almindeligt team, og udfordringen er endnu større i et virtuelt. Derfor foreslår Watkins, at man opmuntrer teamet til at opstille milepæle og holde øje med hvor langt de når. Dette kan gøres ret simpelt med en fælles tavle, hvor alle rapporterer deres delmål, specifikke aktiviteter etc. Tavlen skal være synlig for alle medlemmer på det samarbejdsværktøj, de nu bruger. Vær dog opmærksom på, ikke at bruge dette til at gå for meget op i de små detaljer. Der er ingen, der fungerer godt med mikrostyring.

  9. Opdyrk delt lederskab
    Mens udarbejdelse af mål og aktiviteter giver en ekstern motivation for temamedlemmerne til at være fokuserede og produktive, kan du skabe en indre motivation blandt dem, ved at sikre, at alle er med til at lede teamet. Dette kan du i følge Watkins gøre ved at uddelegere ansvar for særlige projekter, ved at teammedlemmer coacher hinanden inden for hvert af deres ekspertiseområder, eller ved at gøre teammedlemmer til mentorer for teamet nye medlemmer.

  10. Glem ikke en-til-en interaktionerne
    En vigtig rolle for enhver leder er en-til-en interaktionerne. Og disse må du endelig ikke glemme, som leder for et virtuelt team. Sørg derfor for at gøre disse til en tilbagevendende del af teamets rytme. Kan det ikke lade sig gøre at møde teamet ansigt til ansigt, kan dette gøres via Skype eller lignende videochat-tjeneste.

Med disse ti principper i baghovedet bliver det lettere for dig, at skabe et team der præsterer.