Ledelse og organisation

Arbejder du bedst lige inden deadline? Så misser I den sikkert

Den gode nyhed: Du kan gøre noget ved det! Forskning viser, at de af os der foretrækker at arbejde under pres, sætter deadlinen over styr for hele teamet. Men disse tre simple råd kan hjælpe dig og dit team med at nå jeres mål.

En gruppe forskere på Eindhovens Tekniske Universitet har undersøgt sammenhængen, mellem hvilket tidspunkt i en projektperiode man foretrækker at lægge størstedelen af sin arbejdsindsats (tidligt, midt i eller lige inden deadline) og ens teams evne till at overholde deadlines. Og resultaterne er ganske klare: Teams der arbejder mest tæt på deadline, overskrider oftere deadline, end teams der lægger en større del af arbejdsindsatsen tidligere i projektperioden.

”Pacing style” og ”temporal reminders” er afgørende for at nå deadline

De hollandske forskere undersøgte en gruppe elever fra en handelsskole i Holland i løbet af en 8 ugers periode, hvor de skulle løse to projektopgaver. I løbet af undersøgelsesperioden beskrev eleverne flere gange deres ”pacing style”. Dvs. hvornår de udfører størstedelen af arbejdet på en opgave. ”Pacing style” kan ses som et kontinuum, der strækker sig fra den såkaldte ”early action” stil, (starter tidligt og bliver færdig i god tid inden deadline) til ”late action” stilen (gør det meste af arbejdet lige inden deadline). Se diagrammet herunder, der er en illustration af de fem ”pacing stile”, som eleverne blev bedt om at vurdere sig selv i forhold til.

 

De Fem Pacing Stile

Kilde: Josette M.P. Gevers, Christel G. Rutte and Wendelien van Eerde:
Meeting Deadlines in Work Groups: Implicit and Explicit Mechanisms.

 

Grupper, som løste opgaven lige inden deadline, overskred oftere deadline end grupper, der arbejdede mere tidligere i projektfasen. En anden interessant opdagelse var, at selv en enkelt person med ”early action” stil, kunne påvirke hele gruppens evne til at nå deadline i en positiv retning.

Udover elevernes ”pacing style” undersøgte forskerne også, hvilken betydning det havde for gruppernes evne til at overholde deadline, at de i løbet of projektet mindede hinanden om deadline, delmål og indgåede aftaler. Det forskerne kalder ”temporal reminders”. Og også her, så de en sammenhæng. Selv i grupper med ”late action” ”pacing stil”, forbedredes deadlineopnåelsen, hvis gruppemedlemmerne talte om deres deadline.

Vær dog opmærksom på at forskerne ikke mener, at ens ”pacing style” er konstant. F.eks. forventer de, at en stram og vigtig deadline vil få alle til at arbejde lige koncentreret.

Sådan når du deadline

  1. Kend din egen og dit teams action-stil.

  2. Når du sammensætter et team, skal du sørge for, at have mindst én person med, der har ”early action” stilen.

  3. Tal om deadlines, milepæle og underopgaver i løbet af projektet. Gør gruppen det ikke af sig selv, kan du som leder sætte det i system.

Kilde: Josette M.P. Gevers, Christel G. Rutte and Wendelien van Eerde: 
Meeting Deadlines in Work Groups: Implicit and Explicit Mechanisms.