Ledelse og organisation

Distanceledelse: Vigtigste udfordringer og indsatsområder

“Hvor svært kan det være,” tænker du måske, hvis du står foran at skulle lede dit første virtuelle team, “nok ses vi ikke så tit, men vi Skyper da bare eller e-mailer og chatter, når vi har brug for at planlægge og koordinere opgaver.”

Men lad dig ikke snyde. At lede et virtuelt team indebærer mere end bare at fordele og koordinere opgaver.

En ting der ofte overses af nye distanceledere, er nemlig vigtigheden af de sociale relationer, der er nødt til at være tilstede i et team, for at det kan præstere på et højt niveau.

I et traditionelt team, der sidder tæt på hinanden og hvor der er mulighed for at støde på hinanden ved kaffemaskinen, er det lettere at finde en løsning.

Som leder af et virtuelt team er dette sværere. For det første, er ovenstående tilfældige møder ikke mulige. I sidder i hver sin by eller hvert sit land, og ethvert møde skal planlægges. Herudover er den daglige kommunikation også en større udfordring. For klarer I det meste af jeres kommunikation over chat eller e-mail, så har I ikke de fysiske tegn, som kropssprog, holdning og toneleje at støtte jer til, når I skal forstå hinanden.

For den virtuelle medarbejder kommer den frihed, arbejdsro, balance mellem arbejdsliv og fritid, der ofte er grunden til distancearbejde, altså med en pris. Udover at man skal være forberedt på at ens kollegaer måske mistænker, at man ikke arbejder hårdt (nok), oplever mennesker, der arbejder alene og fysisk afskåret fra resten af organisationen, ofte en følelse af isolation. Forskning viser, at sidder en medarbejder hjemme og arbejder mere end to en halv dag om ugen, så stiger risikoen for ikke bare følelsen af isolation, men de sociale relationer kommer også under pres.

Og forskningen underbygges af undersøgelser som Lederne har foretaget. I 2015 spurgte de 3.061 ledere, der alle er ansvarlige for medarbejdere eller ledere på distancen, hvilke udfordringer de oplever med distanceledelse. I prioriteret rækkefølge nævner de:

• Skabe en teamkultur på tværs af lokaliteter

• Have tillid til, at medarbejderne løser deres arbejdsopgaver selvstændigt

• Definere klare mål, arbejdsopgaver og ansvarsområder

• Opbygge tillid til én selv som leder

• Sikre præcise retningslinjer, uddelegering af arbejdsopgaver, entydig kommunikation, afrapportering, dokumentation og kontrol

• Mindske risiko for konflikter og detailstyring

Disse besvarelser stemmer, i følge Henrik Holt Larsen, der diskuterer undersøgelsen her godt overens med de resultater forskning indenfor området har givet. Den viser nemlig, at social isolation, et stort behov for gensidig tillid og virtuelle kommunikationsbegrænsninger er de største udfordringer med distanceledelse.

Undersøgelsen undersøgte også hvilke udfordringer, lederne i undersøgelsen mener, de medarbejdere der refererer til dem, oplever, og her ser vi de samme temaer gentaget.

• De skal påtage sig et større selvstændigt ansvar og træffe flere beslutninger på egen hånd

• De stiller større krav om tillid til deres leder

• Lederen er mindre tilgængelig for sparring

• Det er vanskeligere for dem at få anerkendelse og synliggøre resultaterne af deres arbejde

• De føler sig mere usikre i forhold til arbejdsopgaver og ansvar

Igen er det sociale relationer og kommunikation, der vejer tungest i deres bevidsthed.

Der er store fordele ved distanceledelse, men det er samtidig en ledelsesform der giver både ledere og medarbejdere store udfordringer. I artiklen, giver Holt Larsen en tjekliste over konkrete indsatsområder, som du som leder bør være opmærksom på og ikke mindst mestre:

• Vurdér nøgternt, hvilket arbejde og hvilke medarbejdere der egner sig til virtuelt arbejde – og hvad/hvem der ikke gør.

• Sæt normer og fastlæg ambitions-/forventningsniveau med hensyn til, hvor meget virtuel kommunikation der skal være.

• Fastlæg konkrete regler og procedurer for det virtuelle arbejde og kommunikationen herom: kvalitetsstandarder, deadlines, planlægnings- og rapporteringssystemer, evaluering mv.

• Vær en rollemodel for, hvordan kommunikation i teamet skal foregå, herunder hvilke "socialpsykologiske færdselsregler" der gælder.

• Vær opmærksom på både tilsigtede og utilsigtede virkemidler i den virtuelle kommunikation, for eksempel sprogbrug i mails, tonefald i telefonen mv.

• Arbejd bevidst på, hvordan du og dine medarbejdere kan kompenseres for det uundgåelige tab af socialt netværk, kontakt og intimitet i distanceledelse.

• Udstrål og kræv tillid – til/fra dig og til dine medarbejdere.

• Etablér en struktur for fysiske møder, når det er muligt og ønskeligt at mødes face-to-face.

• Optimér din ledelsesstil som konsekvens af, at virtuelle medarbejdere ofte ønsker autonomi, men samtidig både kan og vil blive inddraget i ledelsesprocesserne.

• Vær opmærksom på (selv de mest diskrete og utydelige) signaler om, at medarbejderne mistrives eller ikke performer ("leverer varen"), men undgå at kvæle dem i en uheldig cocktail af omsorg og tæt-på-ledelse/overvågning.