Ledelse og organisation

Få mere tid til det vigtige arbejde

En uge består af 168 timer. En del af den går med at sove, noget tid bruges på at arbejde, slappe af og være sammen med familie og venner. Desværre går der også alt for lang tid med ligegyldige opgaver. Opgaver, du ikke behøver lave, som kunne uddelegeres eller ændres.

Har du brug for 168 mere effektive timer, så kan du bruge denne metode til at lue ud i dine arbejdsopgaver, så du får mere tid til de vigtige ting.

De to forskere, Julian Birkinshaw and Jordan Cohen, har undersøgt, hvad det er, der gør os produktive og hvad der forhindrer os i det. Og ofte handler det om, at vi bruger vores ting på de forkerte opgaver.

Da de bad ledere om at finde ud af, hvilke opgaver der betød mest for dem og deres organisation og droppe eller uddelegere resten, frigav det blandt de 15 ledere helt op til 20 % af deres arbejdsdag til vigtigere opgaver.

Metoden består af fem trin:

  1. Identificer lav-værdi opgaver.
    1. Hvilke er ikke vigtige, hverken for dig eller virksomheden?
    2. Hvilke er relativt lette at droppe, uddelegere eller outsource?
  2. Beslut om opgaven skal droppes, uddelegeres eller redesignes.
    Inddel opgaverne i tre kategorier:
    1. Quick kills. Ting du kan stoppe med at gøre uden negative konsekvenser.
    2. Uddeleger muligheder. Opgaver der kan uddelegeres med en lille indsats
    3. Langsigtet redesign. Opgaver der skal have en ny struktur eller ændres
  3. Uddeleger opgaver.
    Kan være det sværeste ved denne øvelse, men er besværet værd. Forskerne fortæller f.eks. om en leder, der oplevede, at en medarbejder var taknemmelig for at få de ekstra opgaver overdraget.
  4. Fordel den frigjorte tid.
    Nedskriv, hvilke tre ting du burde beskæftige dig med, men som du ikke får gjort. Og hold ved hjælp af en logbog øje med, om du bruger din tid rigtigt.
  5. Forpligt dig til din plan.
    1. Del din plan med din chef, kollega eller mentor. Forklar, hvilke opgaver du dropper og hvorfor og aftal at diskutere hvad du har opnået nogle få uger senere. Bare det at sige det højt, giver dig en ansvarsfølelse i forhold til planen. Den person du fortæller det til, kan måske endda hjælpe dig videre. F.eks. kan din chef måske forslå, hvem du kan uddelegere en eller flere opgaver til.

Læs mere her, hvor du også finder et gratis onlineværktøj, der kan identificere de overflødige opgaver.