Ledelse og organisation

Onboarding starter allerede inden jobsamtalen

800.000 danskere skifter job hvert år og lidt mere end hver fjerde vil forlade deres arbejdsplads igen allerede inden for et år.

Målet med onboarding er at hjælpe nye medarbejdere med at lære deres nye arbejdsplads at kende, minimere tiden det tager en ny medarbejder at blive produktiv og fremme medarbejderfastholdelse.

Og der er bestemt plads til forbedring. En Gallup undersøgelse viser, at kun 12 % af amerikanske ansatte er tilfredse med deres virksomheds onboardingproces. Og der er ingen grund til at tro, at danske medarbejdere er mere tilfredse. Tal viser, at fastholdelsen i danske virksomheder lav. Som sagt, forlader en fjerdedel deres arbejdsplads inden for et år.

Selv om onboarding måske lyder nemt - man skal jo bare give en buket og byde den nye medarbejder velkommen - så går du glip af mange fordele, hvis det er sådan du byder dine nye medarbejdere velkommen. 

I denne artikel på inc.com understreger Daniel Finkel, at man bør begynde at planlægge onboarding, allerede inden man ansætter sin nye medarbejder. Nogle kalder dette for pre-boarding og det indebærer alle de ting, det er en god idé at have styr på inden din medarbejder ankommer til den første samtale.

At tænke onboarding tidligt i processen er der flere fordele ved. Bl.a. får du et tydeligere billede af, hvilken type medarbejder I har brug for, både mht. faglige og personlige kompetencer. Man kan nemlig bruge de ting, man finder ud af ved at planlægge onboardingprocessen, til at blive klogere på, hvilken profil, man har brug for i stillingen.

I ovennævnte artikel anbefales det faktisk, at processen begynder, allerede inden du skriver stillingsopslaget.

Læs mere herunder i vores 10 tips til effektiv onboarding:

 

  1. Udkast til onboardingplan: Lav et udkast til en onboardingplan, allerede inden du ansætter. Hvordan kommer deres første dag, uge og måned til at se ud? Hvem skal de møde og hvordan vil du informere de om deres ansvarsområder?

Læg mærke til, at Finkel anbefaler, at du laver et udkast til en plan, så tidligt i processen, har du slet ikke brug for en udførlig plan. Du kan nøjes med at bruge 30-60 min på at gennemtænke, hvordan du vil få den nyeste medarbejder med ombord.

 

  1. Forbered interview og udvælgelsesproces: Brug tiden, hvor du laver udkastet til din plan, til at forbedre til interview og udvælgelsesproces. Det betyder, at du samtidig arbejder på onboarding og udvælgelse. To fluer med ét smæk. At tænke over onboardingen giver dig nemlig på samme tid et tydeligere billede af, hvem det er du har brug for at hyre. Du kan endda tage onboardingplanen med til ansættelsessamtalerne og bede om at får kandidaternes input til den bedste onboarding.

 

  1. Vær klar med det praktiske i god tid: Sørg for at al praktik er klar inden din medarbejder starter, så I ikke spilder værdifuld førstedags-entusiasme på at finde passwords og kontorstol. Det er samtidig med til at få din nye medarbejder til at føle sig velkommen og I viser, at i denne virksomhed respekterer vi medarbejdernes tid.

 

  1. Start med jobbeskrivelsen: For at færdiggøre din introduktion og indledende træning, bør du starte med selve jobbeskrivelsen. Brug jobbeskrivelse som en tjekliste og lav en tidsplan for hvordan du vil introducere din nye medarbejder om hver af hendes ansvarsområder.

 

  1. Lav en tjekliste: Brug jobbeskrivelsen som en tjekliste og lav en tidslinje for hvordan du vil informere din nye medarbejder om hver af hende nye ansvarsområder.

 

Med hver ny medarbejder der gennemgår introduktionen, forfiner du processen så den bliver bedre, hurtigere, lettere og mere ensartet.

 

  1. Dokumenter og forbedr: Brug dine nye medarbejderes input til at dokumentere og forbedre ansættelsesprocessen/onboardingprocessen.

 

  1. Oplev en kundes dag: Giv tidligt i ansættelsen din medarbejder en “day in the life” oplevelse af dine kunder. Det giver dem en kontekst at bruge introduktionsforløbet i, og hjælper dem med at se deres arbejdes værdi i forhold til hvordan det hjælper dine kunder.

 

  1. Undervis i mindre bidder: Opdel træning i mindre bidder af 30-90 min, gerne afbrudt af rundvisninger eller introduktion til kolleger.

 

  1. Følg op: Følg hyppigt op med din nye medarbejder de færreste 90 dage. Både for at du kan forbedre ansættelses og onboardingprocessen, men selvfølgelig også for at kunne følge op på hvordan din nye medarbejder føler, hun klarer sig.

 

  1. Få feedback fra din nye medarbejder: Få feedback fra dit nye teammedlem angående hvordan hun mener introduktionsforløbet kan forbedres for fremtidige kolleger.

Det er altså vigtigt, hvordan du tager imod din nye medarbejder, men også at du følger op løbende i den første tid.

Det giver gladere medarbejdere og en undersøgelse viser, at effektiv onboarding øger fastholdelsen med op til 60 %.

Der er altså meget at hente både i form af mere tilfredse medarbejdere, højere produktivitet og højere fastholdelse at hente, hvis I sætter onboarding på dagsordenen i din virksomhed.