Ledelse og organisation

Sådan kommer du i gang med effektive tavlemøder

Hvad enten du kalder det for tavlemøder, war rooms, produktivitetsmøder, planlægningsmøder eller noget helt femte, så er metoden med en fælles tavle (fysisk eller digital), der giver dig overblik over hvad dit team laver, uvurderlig for rigtig mange teams.

Hvis I ikke allerede er i gang med tavlemøder i din virksomhed, tænker du sikkert: ”Åh nej, endnu et møde!”. Men når tavlemøderne fungerer, kan du faktisk slippe for flere af dagens andre møder, fordi der er styr på, hvem der gør hvad, hvornår. Du slipper kort sagt for en masse, af de der ”kan du ikke også lige ...” -møder.

Men tavlemøder er ikke bare pr. automatik fantastiske. For som med så meget andet, så handler det om at gøre det rigtigt.

Overblik giver produktivitetsløft

Helt basalt går tavlemødet ud på, at man samler relevante medarbejdere og ledere omkring en tavle, hvor arbejdsopgaver, mål og handlinger står. Dette samlede overblik betyder, at alle medarbejdere og ledere lettere får overblik over, hvad alle laver og derfor lettere kan uddelegere opgaver, eller handle hvis en medarbejder har for travlt eller et mål ikke nås.

Overblikket betyder i mange virksomheder et betydeligt produktivitetsløft og en højere kvalitet i opgaveløsningen. I kommuner og forvaltninger bruges tavlemøder endda nogle steder til videndeling af øsninger på komplicerede sager. Andre bruger tavlemøderne til at holder øje med, hvor længe kunderne venter, før en tekniker dukker op. Hvor lang ventetid der er på telefonen i kundeservice. Og om økonomiafdelingen får betalt regningerne til tiden. 

Kom godt i gang med tavlemøder

  • Start i det små.
    Bryd værdikæde eller strategi ned i de vigtigste mål.

  • Vær tålmodig og vedholdende.
    Det tager tid at finde de rigtige målepunkter. Men hold fast i setup og mødekadance.

  • Husk det lange lys. Sørg for at træde ud af de løbende møder og evaluere på, om det er de rigtige ting, der bliver målt på. Husk milepælene de kommende 12 til 18 måneder.

  • Tag og del ejerskab.
    Topledelsen skal være med på det. Ejerskabet for processen kan sagtens ligge andre steder. Det afgørende er, at der er opbakning oppefra.

     

Kilde: Mandag Morgen. Navigation 16

Tilpas tavlen til dine behov

Tavlemøder kan tage mange forskellige former, for indholdet, formålet etc. skal tilpasses virksomheden, de bruges i. Derfor er det umuligt at give en endegyldig skabelon, til hvordan du skal holde dine egne tavlemøder. Generelt kan man dog sige, at det er en god idé at starte med en simpel model og så tilføje mere kompleksitet, efterhånden som I vænner jer til tavlemøderne.

Tavlemøder kan f.eks. være af disse fire typer:

  • Planlægningsmøde. På et planlægningsmøde aftaler I, hvilke aktiviteter I vil fokuserer på i den næste periode. Især indenfor produktion ser man ofte planlængningsmøder, men administration-afdelinger er så småt ved også at tage denne type tavlemøder til sig.

  • Målstyringsmøde. Her mødes ledergruppe eller afdeling omkring en tavle med nøgletal. Målstyringstavlen indeholder en række nøgletal for et givent område og der fokuseres især på de røde tal. Dvs. der hvor målene ikke er blevet nået.

  • Forbedringsmøde. Kaldes i lean-teminologien Kaizen og fokuserer på løbende forbedringer. Der følges op på igangsatte forbedringer og nye planlægges. Aktiviteterne kommer ofte fra målstyringsmøder, hvor behov for forbedringer identificeres eller fra medarbejderens forslag.

  • Problemløsningsmøde. Denne type møde bruges til at følge op på problemer i virksomhedens drift. Det kan man f.eks. gøre ved hjælp af en planlægningstavle, hvor man kan se hvilke opgaver eller ordrer, der ikke blev gennemført som ønsket, og identificere de problemer der var årsagen til dem (Ofte udføres et problemløsning som en del af et planlægnings- eller forbedringsmøde).

Som du måske kan se, er elementerne i tavlemøderne tæt knyttet til lean. Mødeformen kan dog sagtens anvendes, uden at implementere det fulde lean-apparat

Som udgangspunkt, kan du inddele jeres tavle i disse områder:

  1. Indkomne forslag

  2. Igangværende opgaver

  3. Afsluttede opgaver

  4. Prioritering

  5. Status på mål

Men husk at tilpasse den til de opgaver I løser og det arbejdsflow jeres opgaver har.

Eksempel på forbedrings- og måltavle. Her fra en offentlig styrelse.

Måltavle

 

Forbedringstavle-1

Eksempel på en forbedringstavle fra Rigshospitalet
Link: https://www.rigshospitalet.dk/afdelinger-og-klinikker/julianemarie/forbedring-og-kvalitetsarbejde/Documents/JMC_standardfor_forbedringstavle.pdf

Forbedringstavle-2

 

En opgavetavle fra et offentligt departement.
Kilde

Opgavetavle

Tavlerummets 10 bud

  1. Mindst én fra direktionen og relevante ledere er til stede.

  2. Døren låses kl. 9.

  3. Alle tavler er ejet af én navngivet person.

  4. Du interesserer dig for hele forretningen og kommer med input.

  5. Du har fokus på, hvordan vi kan hjælpe hinanden – også på tværs af forretningsområder.

  6. Du må under mødet ikke læse mails på telefon eller iPad.

  7. Måltal skrives på tavlen: Over mål = grøn. Under mål = rød.

  8. Når du præsenterer tavlen, kender du baggrunden for alle tal, og du har størst fokus på de røde tal.

  9. Du forklarer kort og præcist, hvad du vil gøre ved røde tal.

  10. Du følger altid op på dine actions.

Kilde: SE (via Mandag Morgen: Navigation nr. 16)