Salg, marketing og kommunikation

10 klassiske kommunikationsfejl – sådan undgår du dem


(Billede: af Paul Shanks, på Flickr.com)

Email

Som du nok har opdaget, så er denne korte e-mail fyldt med fejl. Det er gået lidt for stærkt med at få den sendt af sted. Og uh, hvor er det pinligt, når man så opdager den ene sjuskefejl efter den anden, når det først er for sent. Sjuskefejl som disse er et klassisk eksempel på dårlig kommunikation, som får afsender til at virke sløset og uprofessionel. Andre kommunikationsfejl er mere alvorlige og kan sætte dit rygte og din troværdighed på spil.

Der er rigtig mange kommunikationsfejl, som nemt kan undgås, hvis man bruger lidt ekstra tid på at overveje, hvilken tilgang man har til dem, man kommunikerer med. Følgende ti klassiske kommunikationsfejl er lavet med inspiration fra mindtools.com og kaster lys over, hvad du bør undgå, når du deler viden med andre.

Fejl 1: At glemme at redigere det, du har skrevet

Stavning, grammatik og tonen i det du skriver, bør du tjekke igennem, inden du sender ud. Stol ikke på stavekontrollen, da den ikke kan identificere ord, der er brugt forkert. Brug i stedet en ordbog, hvis der er noget du er i tvivl om. Og lave en liste over ord, sætninger og vendinger, som du bruger ofte og hav den liggende lettilgængeligt. Det kan være svært at se fejl i dit eget arbejde, så overvej at få en kollega til at gennemse vigtige dokumenter, før du videregiver dem. Alternativt, kan du læse dit arbejde højt. Det gør det lettere at fange stavefejl og hvis der er brugt en forkert tone. Derefter giv dig selv tid til at reflektere over dit dokument, og til at lave de endelige ændringer.

Fejl 2: Overlevering af dårlige nyheder på e-mail

Kunne du finde på at annoncere fyringer til dit team via e-mail eller intranet? Hvis du gjorde det, ville det formentlig udløse ramaskrig. Skriftlige kommunikationskanaler er ofte nemmere at ty til, når det drejer sig om at overlevere dårlige nyheder, fordi mange frygter at stå ansigt til ansigt med folk og ikke mindst deres reaktioner. Men en besked leveret på skrift giver dig ikke mulighed for at håndtere de følelser, der naturligt opstår, og du kan heller ikke aflæse modtagerens kropssprog, når du ikke står over for ham. Når du har brug for at levere dårlige nyheder, så gør det personligt, og tænk grundigt over, hvordan du kan gøre det nænsomt. Når du leverer en vanskelig besked personligt, kan du også spore, om der er tegn på, at folk kan have misforstået centrale dele af din besked, eller om oplysningerne har ramt dem særlig hårdt. På denne måde kan du med det samme hjælpe folk håndtere den vanskelige nyhed. Det er altid en god idé at gennemspille situationen inden, hvis du er nervøs for reaktionen og er i tvivl om, hvad der er passende at sige.

Fejl 3: At forsøge at undgå svære samtaler

Som leder vil du skulle give negativ feedback til dine medarbejdere, og det kan være fristende at forsøge at undgå disse samtaler. Forberedelse er nøglen til at give god konstruktiv feedback, som modtageren kan bruge til noget og som kan skabe handling. Igen er det en god idé at øve dig inden du giver feedback, så du er forberedt bedst muligt. Her får du tips til hvordan du griber feedbacksituationen an. 

Fejl 4: At glemme at være selvbevidst

Når du er bevidst om, hvilke behov du har og hvilke metoder du bruger, når du kommunikerer, skal du lade dem, du kommunikerer med vide det. Selvbevidstheden kan samtidig bruges, når du skal afkode andres behov. Det er ikke sikkert, at du altid får det, som du gerne vil have det, selvom du er bevidst om måden, du kommunikerer på, men dine chancer er bedre. Det er også nemmere for dig at indgå et kompromis, fordi du har været klar over dine og andres behov. Selvbevidsthed handler også om at kunne sige nej på den gode måde, så man kan afvise anmodninger fra kolleger nænsomt med selvsikkert, og samtidig opretholde gode relationer. Johari vinduet hjælper dig til at forstå, hvordan vi giver og modtager oplysninger og kan bidrage til at illustrere og forbedre selvbevidsthed.

Fejl 5: At reagere frem for at respondere

Hvis du ofte reagerer uhensigtsmæssigt overfor dine kolleger, når du er frustreret fx ved at tale hårdt til dem eller sende uovervejede svar på e-mail, så er det sandsynligt, at du har reageret på baggrund af dine følelser i stedet for at respondere velovervejet.  Dine omgivelser kan have svært ved at håndtere dig og dine udbrud, når du er i dine følelsers vold. Det skaber dårlig stemning, usikkerhed og frustrationer hos dem du omgås. Derfor; lær at styre dine reaktioner og arbejd med din selvkontrol. Begrebet følelsesmæssig intelligens kan hjælpe dig med at blive bevidst om dine egne reaktioner og dine relationer til dine medarbejdere.

Fejl 6: For dårlig forberedelse

Velforberedte præsentationer, rapporter eller e-mails er de bedste, og derfor falder det ikke i god jord hos dine modtagere, hvis du ikke er velforberedt. Du risikerer, at de ikke tager dig seriøst, at du bliver misforstået, eller dine budskaber mistolket. Derfor er det vigtigt, at du er velforberedt, når du skal kommunikere dine budskaber. At være velforberedt kræver tid, så afsæt god tid til dine kommunikationsopgaver, så du undgår at sende noget af sted, som du ikke kan stå inde for. Overvej, hvilke kommunikationsmetoder eller modeller du vil benytte dig af. Husk også at afsætte tid til at læse korrektur, til at finde den rette grafik eller billeder, som understreger dit budskab. Rent praktisk skal du sikre dig, at det, du sender ud, er lavet i et format, som modtageren kan åbne. Og hvis det er en mundtlig præsentation, du skal levere, så øv dig godt og sørg for, at dit skriftlige materiale underbygger det, du siger. Det må ikke være for teksttungt, så det fjerner fokus fra det, du siger.  

Fejl 7: At bruge en "One-Size-Fits-All" tilgang til kommunikation

Hvis du standardiserer din kommunikation og sender det samme ud til alle, kan du meget nemt overse folks forskellige personligheder og måder hvorpå, de ønsker at modtage deres information.  Faktisk er det nødvendigt at adressere dine modtagere så specifikt som muligt, og det kan du fx gøre ved at strukturere din formidling, så den tager højde for måden dine modtagere lærer på. Ved hjælp af denne metode kan du tage højde for dem, som lærer bedst ved at læse og samtidig også dem, der lærer bedst gennem praksiseksempler.

Fejl 8: At glemme at være åben over for det, der er nyt og anderledes

Hvis du bygger dine konklusioner på formodninger og gætterier, risikerer du, at du bliver misforstået. Sørg derfor altid for at sætte dig ind i nye ting, eller at være åben og lyttende over for nye mennesker, du møder – det kan være nye medarbejdere, kunder eller samarbejdspartnere. At du kender deres erfaringer, kompetencer og deres holdninger letter din kommunikation betydeligt, og du undgår at drage falske konklusioner. Er der tale om en arbejdsplads med ansatte fra flere forskellige kulturer, gør du dig selv en stor tjeneste ved at sætte dig ind i deres kulturelle og måske også religiøse baggrund. 

Fejl 9: At forvente, at dit budskab er blevet forstået

Brug tid på at tjekke op på, om folk har forestået dit budskab. Når du sender en e-mail kan du opfordre folk til at vende tilbage, hvis de har spørgsmål, til det du har skrevet eller bede dem svare, hvis ikke de har forstået meningen. Eller hvis du har holdt et oplæg eller foredrag, så kan du med et par enkle spørgsmål til sidst opfordre tilhørerne til en diskussion af dine vigtigste pointer. Det er en god idé at starte dine spørgsmål med ”hvordan”, ”hvorfor” eller ”hvad”. De opfordrer til refleksion og vil hjælpe tilhørerne med at forklare, hvad de personligt har fået ud af din kommunikation.

Fejl 10: At overtræde privatlivets grænser

Hvis du har prøvet at sende en e-mail med et fortroligt eller følsomt indhold videre til den forkerte person, eller hvis du har oplevet at komme til at vedhæfte et forkert dokument, så ved du, hvilke problemer det kan medføre. For at undgå at komme i den situation, så skriv de følsomme beskeder, inden du sætter modtagerens adresse ind, og dobbelttjek, at det er den rigtige. Vær især opmærksom, hvis dit e-mail program automatisk sætter adresser ind, når du taster begyndelsesbogstavet. Slå det evt. fra og find selv adressen i dit kartotek. Det er også en god idé at skrive selve teksten i fx. word, hvorefter du klipper den ind i en tom e-mail. På denne måde undgår du, at der kommer indhold med fra tidligere e-mails.  

Hvis du vil vide mere om kommunikation, kig her:

Vejen til den gode kommunikation på arbejdspladsen >

12 tips til intern kommunikation >