Salg, marketing og kommunikation

Sådan skriver du en overbevisende e-mail

Der er meget snak rundt omkring på direktionsgange og kontorer om alle de unødvendige e-mails, der sendes frem og tilbage.

Som vi har skrevet om før, starter gode e-mailvaner hos ledelsen. Så her får du 6 gode tips, til hvordan du skriver bedre e-mails – når det ikke kan undgås. (Tak til inc.com)

1. Vid, hvad du vil med din mail.

Du skriver en e-mail, fordi du vil have din modtager til at gøre noget. Enten træffe en beslutning eller foretage en eller anden handling. Inden du sætter fingrene på tastaturet, spørg da dig selv: ”Hvad er det, jeg vil have min modtager til at gøre?”

2. Begynd med konklusionen

I skolen har du sikkert lært, at du skal starte med en introduktion og slutte med din konklusion. Det råd er dog rigtig skidt, når det gælder e-mails. Din modtager, har (lige som dig) travlt og vil derfor direkte til budskabet, som du identificerede i punkt 1. Start din mail med at skrive, hvad det er, du gerne vil have din modtager til at gøre:

FORKERT

Kære Niels

Som du nok ved, forskes der meget i, hvordan man forbedrer medarbejderes tilfredshed og sundhed. Og vores fraværsprocent har jo været lidt høj på det sidste [bla, bla, bla.]. Derfor bør vi sætte midler af til et medarbejderettet træningsprogram.

RIGTIGT

Kære Niels

Jeg vil gerne have, at du godkender oprettelsen af et motionscenter.


3. Strukturer dine argumenter i mindre bidder

Efter du har fortalt, hvad dit formål er, skal du arrangere dine argumenter i letfordøjelige bidder. For at gøre dem letfordøjelige skal du opdele dem i små bidder og præsentere dem på en ensartet måde:

FORKERT

Ifølge en nyligt offentliggjort offentlig rapport, er motion yderst vigtigt, selv om få virksomheder formår at være vedholdende omkring det. Mange virksomheder vurderer, at motion er en undervurderet konkurrencefordel, men har alligevel, ikke en plan for, hvordan de vil gøre fremskridt indenfor dette område. Jeg tror, at hvis vi ikke gør noget ved dette, og dermed forbedrer vores samlede produktivitet, bliver vi overhalet af vores konkurrenter.

RIGTIGT

Et motionscenter vil:

  • Reducere fraværet
  • Øge produktiviteten


4. Underbyg hvert argument med beviser

Hvis du ikke underbygger dine påstande med argumenter, bliver de aldrig andet en påstande, og derfor svære at overbevise nogen om at tage handling på.

FORKERT

Et motionscenter vil reducere fraværet, fordi så vil folk hellere komme på arbejde og de vil ikke blive syge så ofte.

RIGTIGT

  • Reducere fravær. Ifølge ABC Sundhedsinstituttets undersøgelse af 1000 virksomheder, oplever virksomheder med egne motionscentre 20 % mindre fravær i forhold til de virksomheder, der ikke har et.


5. Gentag din konklusion som et ”call to action”

I slutningen af din mail, gentager du din konklusion (dvs. dit formål med mailen) på en måde, der fortæller modtageren, hvad næste skridt er, hvis din modtager, er enig i din konklusion. Gør det enkelt og specifikt.

FORKERT

Din støtte til dette projekt vil blive set på med stor glæde.

RIGTIGT

Hvis du sender mig et positivt svar, så sørger jeg for, at det bliver sat igang.


6. Beskriv fordelen i din e-mails emnelinje

E-mailens emnelinje (titlen) er den mest vigtige del af din besked, hvilket er grunden til, at du skriver den, efter du har skrevet konklusion, argumenter og støttende beviser.

Ideelt set skal titlen gøre to ting: 1) Få modtagerne til at åbne og læse mailen. 2) Lade modtageren forstå hvad det er, du vil have ham til at gøre.

Oftest gøres dette lettest, ved at lade titlen indeholde en eller flere af de fordele som er resultatet af den beslutning, du vil have modtageren til at træffe.

FORKERT

Emne: Sundhedsfordelene ved at have et motionscenter

RIGTIG

Emne: Hvordan vi kan reducere fravær

Denne metode er mere tidskrævende end ”plapre-løs-og-håbe-på-det-bedste” metoden. Til gengæld slipper du for en lang serie af e-mails frem og tilbage, hvor du alligevel skal præcisere, hvad det er, du vil. Samtidig øger du dine chancer for succes, hvis du skriver en overbevisende og tydelig besked.

Lad os lige se de to mails i deres helhed:

FORKERT

To: niels@ACBvirks.dk

Emne: Sundhedsfordelene ved at have et motionscenter

Kære Niels

Som du nok ved, forskes der meget i, hvordan man forbedrer medarbejderes tilfredshed og sundhed. Og vores fraværsprocent har jo været lidt høj på det sidste, hvilket har alvorlige økonmiske konsekvenser. Derfor bør vi sætte midler af til et medarbejderrettet træningsprogram. Et motionscenter vil reducere fraværet, fordi folk så hellere vil komme på arbejde og ikke blive syge så ofte.

Din støtte til dette projekt vil blive modtaget med stor glæde.

Med venlig hilsen

Bent Pedersen

RIGTIGT

To: niels@ACBvirks.dk

Emne: Hvordan vi kan reducere fravær

Kære Niels

Jeg vil gerne have, at du godkender oprettelsen af et motionscenter.

Et motionscenter vil:

  • Reducere fravær. Ifølge ABC Sundhedsinstituttets undersøgelse af 1000 virksomheder, oplever virksomheder med egne motionscentre 20 % mindre fravær i forhold til de virksomheder, der ikke har et.

  • Øge produktiviteten. Vores fraværsprocent er 50 % højere end andre virksomheder i vores branche. Så en reduktion med 10 %, betyder at vi øger vores produktivitet med 10 %

Hvis du sender mig et positivt svar, så sørger jeg for, at det bliver sat igang.

Med venlig hilsen

Bent Pedersen

Helt ærligt: Hvilken mail vil du helst modtage?