Salg, marketing og kommunikation

Sådan skriver du et godt mødereferat

Alt for mange referater bliver aldrig læst. Enten fordi de er for lange, for uinteressante, for mangelfulde, eller fordi de ikke kommer ud til de rette modtagere. Her giver vi nogle bud på, hvordan man laver et godt mødereferat ved at overveje notatteknikker, struktur og indhold.

Notatteknikker

Det er en god idé, at referenten har nogle teknikker, som han kan bruge, når han skal tage sine noter. Det er ikke alle ting, han kan nå at skrive ned, men med de rette teknikker kan han få det hele med.

Mindmap: Mindmapping er en metode til at skabe et slags huskekort over fx møder, som man ønsker at have et overblik over. Teknikken er simpel og går ud på, at man skriver hvert emne på dagsordnen på et stykke papir, og rundt om emnerne noterer eller tegner man de ting, som bliver sagt. Det bliver til et mønster af ord og tegninger, og måske vil man også bruge farver. Ved at lave et mønster frem for blot at notere lineært, danner man andre forbindelser i hjernen, der gør det meget nemmere for én at strukturere og huske. Fordelen ved at lave mønstre og bruge farver i stedet for blot tekst er, at man kan fremkalde informationen meget hurtigere og med et meget større overblik.

Pen og papir: Man kan også gøre som journalisten, når hun tager noter med pen og papir under et interview. Her er et par gode råd fra journalist Lise Lyngbye til, hvordan man kan strukturere sin blok.

  • Lav en margen i venstre side af hvert ark papir på blokken - og måske også en nederst på arket til supplerende oplysninger. Margenen i venstre side bruger man til at skrive bemærkninger til sig selv. Det er her, man kan markere særligt vigtige udsagn og egentlige beslutninger kan markeres med udråbstegn. Det er også her, man sætter et spørgsmålstegn, hvis der er noget, man ikke forstår og skal vende tilbage til eller søge svar på andre steder.

  • Lav dit eget tegnsystem med pile, punkter, forkortelser osv. Det er hurtigere at skrive et tegn eller en forkortelse frem for hele ord eller sætninger.

  • Øv dig i "forsinket notatteknik". Det vil sige, at man venter med at notere, til man har et færdigt udsagn at skrive ned. Mens man noterer det, lytter man så til det næste, osv. Men det tager tid at lære.

  • Det kan være en fordel at lægge noterne til side, når man skal skrive referatet. Ofte flyder ordene bedre, når man skriver ud fra hukommelsen, end når man slavisk gennemgår notaterne. Når referatet er færdigt, tjekker du med notaterne, korrigerer og skriver om.

Mødereferatets formål og dets læsere

Når du har din notatteknik på plads er det en god idé at kende mødereferatets formål, som er at dokumentere:

  • hvad der er blevet drøftet

  • hvad der blev besluttet

  • hvem der deltog

  • hvad, der videre skal ske i forbindelse med et møde eller en møderække

Læserne af et mødereferat er:

  • dem, der deltog

  • dem, der burde have deltaget, men som meldte afbud, og

  • de, der som interessenter (fx ledelsen) har behov for at følge udviklingen i en bestemt sag.

Indhold og struktur

Mødereferater er ofte en anledning til mange ord, især hvis der er mange deltagere. Man kan effektivisere sit referat ved at bygge det op efter denne struktur.

  • En overskrift. Referatet skal have en overskrift, som er præcis omkring det møde, som det referer til.  Husk dato. "Referat af møde i projektgruppe delta, d. 6. april 2013". 

  • Deltagere. I dette afsnit nævnes deltagerne og evt. deres kontaktinformation. De der ikke var til stede skal også nævnes under listen af deltagere. Referenten kan også nævnes her.

  • Dagsorden eller behandlede emner. Hvis ikke der var en dagsorden for ud for mødet, refereres der til de emner, som blev behandlet på mødet.

  • Beslutninger. Det er det vigtigste afsnit. Her lister du de beslutninger, der er blevet truffet på mødet, hvem der er ansvarlig for, at beslutningen implementeres, samt en evt. deadline for implementeringens start og/eller afslutning.

  • Opgaver inden næste møde. Her beskriver du hvem, der gør hvad og hvornår inden næste møde. Dette afsnit skal selvfølgelig afspejles i dagsordenen for det næste møde.

  • Næste møde. Dato for næste møde nævnes, og hvor det holdes. Eventuelt kan dagsorden for næste møde indgå som et underafsnit, hvis dagsordenen allerede er fastlagt.

Hvor mange detaljer skal med?

Hvis det er vigtigt at få med, hvad de enkelte deltagere har sagt om hvert emne, så vedlæg det detaljerede referat som bilag. Når man laver sit referat ud fra strukturen her over, så sikrer man, at de vigtigste punkter, nemlig beslutningerne, bliver tydeliggjort, så de ikke forsvinder i det detaljerede referat.

God fornøjelse.