Salg, marketing og kommunikation

Sådan uddelegerer du din indbakke

E-mail bliver en større og større tidsrøver, og det er der ikke noget at sige til. For den gennemsnitlige arbejder bruger 28 % af sin arbejdsdag på e-mail. Hvis du arbejder 37 timer om ugen, svarer det til mere end 10½ time du er fanget i indboksen. Tid, som sikkert kunne have været anvendt mere effektivt.

Men selv om du hader spam, er træt af at besvare de samme spørgsmål igen og igen og ikke mindst af endnu en omgang af tåbelige svar-alle e-mails, så holder du fast ved, at du skal læse og besvare alle e-mail selv.

Men tænk nu, hvis det ikke er nødvendigt. Tænk, hvis du på en effektiv måde kan uddelegere din indbakke, så du stadig får de vigtige personlige beskeder og forretningsmuligheder, men slipper for den uproduktive del.

Her er din guide til, hvordan du effektivt uddelegerer din indbakke.

Vi er fanget i indbakken en tredjedel af vores arbejdsdag

Indbakke-styring er noget langt de fleste slås med. Hver dag. Det virker nogle gange som om, det bare vælter ind med beskeder, vigtige og ligegyldige i en stor pærevælling. Hvis du også har det sådan, så er du måske ikke helt galt på den.

Faktisk viser en McKinsey-rapport fra 2013, at den gennemsnitlige arbejder bruger 28 % af sin arbejdsdag på e-mail. 28 procent!. Det er da noget, der er til at tage at føle på. Samme rapport vurderer endda, at det kun bliver værre.

Hvis næsten en tredjedel af din arbejdsdag kunne blive mere effektiv, forestil dig så, hvad du kan nå.
LederIndsigt har kigget til både Chris C. Ducker og Alexandra Samuel i Harvard Business Review, der har nogle nyttige tips til, hvordan du bedst uddelegerer din indbakke ved hjælp af en assistent.
Deres råd er for en stor dels vedkommende møntet på, hvordan man får det til at fungere med en virtuel assistent, men kan også bruges, hvis du har eller overvejer at får en traditionel assistent.

Inden du går i gang

Der er flere ting du skal tage stilling til, inden du springer ud i det. I hvertfald, hvis du vi sikre dig en større chance for succes. Her er fire ting at starte med:

  • Beslut behov
  • Lav (evt. sammen med din assistent) nogle regler for, hvordan indbakken skal styres.
  • Udarbejd svar-skabeloner
  • Tilpas efter behov.

Beslut behov

Heltid eller deltid? Hvor mange timer, din assistent skal bruge på at håndtere din e-mail kommer selvfølgelig an på, hvor mange e-mails du får og hvor kompliceret det er/ hvor lang tid det tager at besvare dine beskeder. Samuel foreslår, at du sætter dig ned og ser på, hvor lang tid du bruger på e-mail hver uge og herefter estimerer dig frem til om hvor lang tid, det burde tage for din assistent, når han/hun er blevet kørt ind, at klare opgaven.

Indbakke-regler

Det er en god idé, at du har overvejet, hvordan du gerne vil have, at din indbakke bliver styret. Her er det fire ting, du kan overveje:

  • Hvornår skal din assistent tjekke din indbakke? Er det bedst om morgenen eller senere på dagen. Måske skal den tømmes flere gange? Chris Ducker fortæller at hans assistent gennemgår hans indbakke som det første om morgenen, så der er styr på hans e-mails, når hans dag starter.
  • Maximal svartid. Sørg også for, at din assistent ved, hvor hurtigt du forventer, at han/hun svarer på e-mails. Er det inden en time eller er 48 timer ok?
  • Hvem svarer? Det er også værd at overveje, hvilke e-mail du vil svare på og hvilken din assistent kan klare for dig. Overvej desuden hvordan din assistent skal svare på dine vejne: Skal han/hun underskrive med dit navn eller foretrækker du, at han/hun underskriver med eget navn, på vegne af dig?
  • Hvis…så scenarier. Gennemgå din indbakke og identificer nogle kategorier, som dine e-mails typisk falder indenfor. Chris Ducker modtager f.eks. ofte spørgsmål samt forespørgsler om deltagelse i podcasts og gæsteblogs. For hver af disse kategorier opstiller han nogle regler, for hvordan hans assistent skal håndtere dem. Forespørgsler om gæsteblogs får f.eks. altid et venligt afslag. Mens Ducker altid besvarer invitationer til oplæg på konferencer selv.

Svarskabeloner

De afslag Duckers assistent sender ud, er baseret på nogle forberedte standardsvar. På den måde effektiviserer han sin assistents arbejde og er samtidig sikker på at tonen i alle e-mails passer til hans stil.

EKSEMPEL

Kære __________

Tak for din henvendelse.

Niels Nielsen fokuserer sine kræfter på XX og YY og har derfor valgt ikke at lave ZZ.

Med venlig hilsen
Dorte Hansen

På vegne af
Adm. Dir. Rikke Mortensen
ABC A/S