Strategi og forretningsudvikling

5 x Hvorfor: Find hurtigt frem til problemets egentlige årsag

Har du nogensinde stået med et problem, der blev ved med at dukke op igen og igen? Du fikser problemet, men det vender tilbage – måske i en anden form?

Stædige og gentagende problemer er ofte symptomer på dybereliggende problemer. En hurtig løsning løser måske nok problemet denne gang, men ikke permanent.

For at løse et sådant problem permanent, har du brug for at finde frem til den bagvedliggende årsag til, at det opstår. Dette kan du gøre ved hjælp af Sakichi Toyodas 5 x Hvorfor-teknik.  Det er en simpel men effektiv teknik, der hurtigt hjælper dig med at finde frem til dit problems grundlæggende årsag, så du kan løse det en gang for alle.

Om metoden
Sakichi Toyoda, en af hovedmændene bag den japanske industrialisering, udviklede metoden i 1930’erne. En del af LEAN-metoden, der blev udviklet af Toyota og stadig anvendes i dag.

Metoden er mest effektiv, når svarene kommer fra dem, der har praktisk erfaring med den proces, der undersøges. Så er der et problem på fabriksgulvet, inddrages de medarbejdere, der betjener den maskine, der hele tiden laver fejl. Er der fejl i leverede ordrer, inddrages lagerarbejdere, chaufører og andre, der har en hånd med i leveringen af virksomhedens varer.

Metoden er overraskende simpel. Se blot nedenstående eksempel

Virksomhed ABC modtager alt for mange returvarer. For at finde frem til årsagen gennemgår de relevante medarbejdere 5 x Hvorfor:

Problem:
Vi modtager alt for mange returneringer fra kunder

Hvorfor nr. 1:
Mange af returneringerne skyldes, at lageret sender de forkerte varer.

Hvorfor nr. 2
Vi har undersøgt, at fejlen ofte er, at der er tastet forkerte varenumre.

Hvorfor nr. 3
Mange medarbejdere i salg, har ikke et godt nok til system- og produktkendskab.

Hvorfor nr. 4
De har kun fået meget lidt træning

Hvorfor nr. 5
Vi har aldrig haft nye sælgere. Kun rekrutteret internt.

Midlertidigt modtræk:
Lav et lynkursus og produktoversigt

Permanent modtræk:
Internt kursus for nye sælgere, skal gennemføres for alle sælgere.

Virksomheden her iværksætter som følge af 5 x Hvorfor både et midlertidigt og et permanent modtræk. Det er ikke sikkert, det er relevant i forhold til dit problem.

Hvornår bruger du værktøjet?
Metoden fungere bedst i forhold til simple eller moderat komplicerede problemer.

Står du med et mere komplekst problem, hvor der er flere forskelige årsager, giver det dog bedre mening at bruge et mere vidtfavnende metode. Denne metode har ligesom 5 x Hvorfor rod i Toyota og Lean-metodikken, men håndterer bedre komplekse problemstillinger end 5 x Hvorfor. Læs mere om Fiskebens-metoden her

Sådan gør du
Når der opstår et problem, bliver du ganske enkelt ved med at spørge ”Hvorfor”, indtil du finder frem til problemets bagvedliggende årsag, og indtil et solidt modtræk eller modforanstaltning bliver tydelig.

5 X Hvorfor bruger betegnelsen modtræk (eller countermeasures) frem for løsninger. For et modtræk en handling eller en række handlinger, der skal forhindre at problemet opstår igen, mens en løsning let kommer til blot at fokusere på at ”løse” situationen.

Hver gang du spørger ”Hvorfor”, skal du finde et svar, der er faktuelt korrekt. Det skal være en gengivelse af ting, der rent faktisk er sket, og ikke begivenheder der kunne have fundet sted.

Bliv ved med at spørge ”Hvorfor” indtil du er overbevist om, at du har identificere den mest grundlæggende årsag og ikke kan komme videre. Nu burde et passende modtræk være tydeligt.

Download skabelon