Strategi og forretningsudvikling

Hvad sker der i virkeligheden, når vi skubber en deadline?

Årsagen til du ikke udnytter ekstra tid og hvordan du kan komme til det

Du kender det godt: Deadline nærmer sig, og du arbejder hektisk på at blive færdig med dit projekt. Men pludselig får du ekstra tid. Noget gør at deadline flyttes, og du har nu pludselig to uger ekstra til at blive færdig.

Hvor hårdt arbejder du nu på at blive færdig? Er du som folk er flest, skruer du enten gevaldigt ned for farten eller også stopper du helt. For du har stadig to uger til at blive færdig. Det er lang tid – og du var jo faktisk næsten færdig.

Forskning viser, at – efter vi har åndet lettet op, fordi presset er ovre – er vi rigtig dårlige, til at bruge den ekstra tid vi har fået på en fornuftig måde. Og derfor ender vi med at slås med de samme problemer igen: Den samme stress, samme tidspres og samme følelse af ikke at være helt parat. Nu er der bare gået endnu en uge, måned eller et helt år.

Der er tre grunde til, at vi ikke udnytter ekstra tid

Så hvorfor spilder vi ekstra tid på den måde og hvad kan vi gøre ved det? Det har Psychology Today et svar på. Først er vi dog nødt til at forstå, hvorfor vi ikke udnytter ekstra tid.

Ifølge Psychology Today er der tre problemer:

Problem nummer 1: Vi mister motivationen
Din motivation til at nå et mål øges i takt med at afstanden til målet mindskes. Jo mere afstande til at mål mindskes desto større er den motivation til at nå det. Dette gælder uanset om du er en forsøgsrotte, der jagter et stykke ost eller om du er en sælger der er tæt på at nå sit salgsmål.

Psykologer kalder denne stort set ubevidste adfærd for Goal Looms Larger Effekten, der henviser til, at deadlines og mål der er tæt på, underbevidst ”ser større ud” og derfor tillægges større betydning eller vægt. Så flytter du en deadline, virker målet pludselig mindre vigtigt og overskygges hurtigt at andre mål eller deadlines, der er mere presserende.

Problem nummer 2: Vi trækker tiden ud
Hører du blandt dem, der mener, de arbejder bedre under pres, så er det nu, du skal følge med. For netop dig giver en udsat deadline faktisk endnu større problemer end andre. Uden den umiddelbare deadline løber du nemlig risikoen for helt at gå i stå med en opgave.

For som Heidi Grant Halvorson skriver på Psychology Today:

“Psychologically, saying your work is better under pressure makes zero sense, because “pressure” is just another way of saying “just barely sufficient time to complete whatever I’m doing.” How can less time help you do a better job? This is like claiming that you are more rested when you give yourself fewer hours to sleep.

It’s really far more accurate to say that if you are a procrastinator, you work because there is pressure. Without pressure, you don’t work.”

At skubbe deadlines, og derved eliminere presset, kan derfor være helt katastrofalt for dig, der arbejder bedst i sidste øjeblik.

Problem nummer 3: Vi er dårlige til at bedømme, hvor lang tid ting tager
Psykologer kalder dette for ”planning fallacy” - en almen tendens til at undervurdere, hvor lang tid ting tager. Tendensen skyldes en række psykologiske grunde, der ofte kaldes biases:

  1. Vi undlader at tager egne tidligere erfaringer i betragtning. Selv om vi flere gange har arrangeret familiefest, glemmer vi hver gang, at tante Karen altid kommer for sent, og at vi derfor skal vente en halv time med at sætte maden på bordet.

  2. Når vi planlægger, har vi en tendens til at planlægge ud fra det mest optimistiske scenarie. Også selvom vi godt ved, at der er stor sandsynlighed for at noget kommer til at gå galt, når der f.eks. er mange mennesker involveret eller et projekt skal gennem en lang række faser.

  3. Vi overvejer ikke hvor lang tid, hver del af en opgave tager. F.eks. når du skal male et værelse, forestiller du dig måske hvordan du lynhurtigt svinger malerrullen. Hvilket ikke tager ret lang tid. Men du glemmer let, at du først skal flytte alle møblerne, afdække stikkontakter og male kanterne. (Læs mere om dette her)

Sådan udnytter du bedst en udsat deadline

Deadlines udsættes jo af en grund: for at du kan få tid til at blive færdig. Men har du ikke en bevidst strategi for, hvordan du vil omgå de tre overstående problemer, er der stor sandsynlighed for, at du om to uger, når deadline står for døren igen, har lige så svært ved at nå den, som du havde for to uger siden.

Så hvad kan du gøre for at udnytte den ekstra tid, du har fået foræret? Her er to strategier, du kan anvende.

Strategi nr. 1: Opdel dit store projekt i mindre delmål

Ved at opdele dit projekt i mindre dele slår du to fluer med et smæk og bekæmper både problem 1 og problem 2. Du fastholder både motivation og pres, så sikrer at også nølere får udrettet noget. Fordel dine delmål strategisk over tid og sørg for at de har reel betydning. Hvis det er lige meget, om du misser din deadline, er det ikke en virkelig deadline.

Forskere antyder, at mange af os forstår dette implicit. Dan Ariely og Klaus Wertenbroch, viser i en af deres undersøgelser, at kun 27 % af studerende, der skulle aflevere tre opgaver i løbet af et semester afleverede alle tre opgaver den sidste dag. Langt størstedelen af de studerende opstillede tidligere deadlines for en eller flere af opgaverne. Og halvdelen af de studerende valgte af fordele opgaverne ligeligt ud over semestret. De der gjorde dette, afleverede bedre opgaver og fik højere karakterer.

Strategi nr. 2: Grundig planlægning

For at løse problem nummer 3, der påvirker de evne til at planlægge realistisk, er du nødt til at være meget velovervejet, når du planlægger dit projekt. Du skal særligt være opmærksom på følgende:

  1. Overvej, hvor lang tid det tidligere har taget at færdiggøre et lignende projekt.

  2. Prøv at identificere hvor dit projekt kan gå galt (dvs. ikke følge planen).

  3. Opdel projektet i alle de trin du skal fuldføre for at blive færdig, og estimer hvor lang tid det tager at færdiggøre hvert trin.

Uden en god strategi og viden om dine biases er det næsten umuligt ikke at falde i disse fælder. Men implementere du de to løsninger beskrevet herover, taler alt for at du, næste gang en deadline skubbes, rent faktisk også udnytter din ekstra tid til noget fornuftigt.