Strategi og forretningsudvikling

Premortem: Sådan forbedrer en fiktiv tidsrejse dit projekt

Alt for mange projekter går i kage, det har vi skrevet om mange gange tidligere her på LederIndsigt. Men måske ligger problemet ikke i hverken planen eller eksekveringen, men i, at vi ikke har gennemtænkt, alle de måder projektet kan gå galt på. Der findes heldigvis en metode, hvor du kan identificere alle potentielle problemer. Den kaldes The Premortem.

En premortem er det modsatte af en post-mortem. Hvor en post-mortem er en obduktion og altså undersøger dødsårsagen efter et dødsfald, så er en premortem en undersøgelse af dødsårsagen allerede inden dit projekt er født.

Metoden er udviklet af Gary Klein og præsenteret i Harvard Business Review i 2007. Den går kort fortalt ud på, at forestille sig, at et projekt er gået forfærdeligt galt og at finde alle de årsager der kunne være til fiaskoen. En proces Klein kalder “prospective hindsight” eller fremadrettet bagklogskab, som lidt klodset kan oversætte det til på dansk. Og det er her, tidsrejsen kommer ind i billedet. Det Klein, kort sagt, foreslår er, at du, allerede inden et projekt føres ud i livet, sætter dig sammen med de øvrige involverede. Sammen forestiller I jer, at projektet allerede er afviklet, men at det var et totalt flop. Øvelsen går så ud på at komme op med så mange årsager til floppet som muligt. På den måde kan I tage højde for de relevante, inden I iværksætter projektet. 

Som Klein skriver: “Unlike a typical critiquing session, in which project team members are asked what might go wrong, the premortem operates on the assumption that the “patient” has died, and so askes what did go wrong”

Premortem i 3 trin

Riskology.com beskriver her, hvordan de bruger metoden til at afholde deres årlige seminar for 3000 personer. Deres proces består af tre trin, plus en forberedelsesfase.

Forberedelse:

Inden du går i gang skal du:

  • Afsætte mindst 2 timer.
  • Sørge for at alle interessenter er tilstede
  • Din premortem skal foregå ansigt-til-ansigt
  • Sørge for at én person tager noter.

Processen:

1. Brug en time på at opremse alle de problemer, du kan komme i tanke om.
Det eneste I skal i denne fase, er at finde på så mange grunde, til at jeres projekt kan gå galt, som muligt. Ingen problemer er for store og ingen er for små. Tyler Vervooren fra Riskology kalder det ligefrem en “brainstorm of doom”. Selv helt umulige problemer tager I med. Formålet er, at lave en fuldstændig liste over alle de problemer, der kunne dukke op.

Det eneste I ikke må i denne fase, er at forsøge at løse problemerne.

2. Vælg de 10 vigtigste problemer
I næste skridt skal I udvælge de vigtigste problemer. For at finde de 10 vigtigste problemer, kan du følge disse regler:

  • Fokuser på de største, mest betydningsfulde problemer.
  • Vælg problemer med stor sandsynlighed for at ske.
  • Opgiv problemer, du ingen kontrol har over.

3. Brug en time på at finde løsninger
Gennemgå din liste med de 10 vigtigste problemer og find ud af, hvordan I løser dem.

Lav enten:

  1. En proaktiv løsning (bedst til problemer, du står foran lige nu)
  2. En nødplan (bedst til problemer, der kunne opstå, men som ikke er sket endnu)

Fordele ved at lave en premortem

Shane Parish fra Farnam Street, en blog der beskæftiger sig med tankemønstre og hvordan vi bruger vores hjerne på en bedre måde, nævner disse fordele ved metoden:

  1. Den hjælper os med at overvinde “blide vinkler”.
    Jo længere væk vi er fra en begivenhed, desto større er vores tendens til at glemme alle de små detaljer, der indgår i planlægningen af dem.

  2. Den hjælper os med at forbinde kort- og langtidstænkning.
    Dette skift er vigtigt, fordi det er lettere at forestille sig detaljerede årsager til et enkelt resultat, end det er at forestille sig flere resultater og forsøge at forklare hvorfor hver enkelt er sket. Desuden virker det mere konkret at forestille sig, at noget har fundet sted, end at forestille sig noget kunne finde sted. Og det motiverer folk til at forklare det.

  3. Tilbageblikket dæmper overdreven optimisme.
    De fleste mennesker overvurderer chancen for at gode ting sker og undervurderer risikoen, for at de møder fiaskoer, forsinkelser og tilbageslag. Denne metode bringer potentielle fiaskoer frem i lyset, der ellers ville være skjulte.

  4. En premortem udfordrer enighedsillusionen.
    Som regel er det ikke alle på et team, der er enige i den næste handling. Folk har desværre en tendens til at tie, fordi uenighed sjældent belønnes. En premortem kan skabe en konkurrence, hvor folk føler sig ansvarlige for at fremsætte hindringer, andre ikke har fundet på.

Når premortem-metoden virker, fortæller Klein, er det bl.a. fordi, det, at forestille sig at en event allerede har fundet sted, øger vores evne til korrekt at identificere fremtidige resultater med 30 %.