4. december 2012
Den traditionelle konferences dage er talte. Lange dagsprogrammer med den ene ekspert efter den anden, der hver især kræver tilhørernes fulde opmærksomhed med væg til væg præsentationer, står over for en fornyelse. Konferencedeltagerne vil nemlig være med og tale om det, der optager dem. Hvad sker der, når deltagerne får frie rammer og det er tilfældighederne, der bestemmer konferencens udfald? Når dem der kommer, er dem der skal være der, og når det der sker, er det, der skal ske?
Lederindsigt.dk ville teste det af, og jeg tog derfor til Open Space konference hos GF med Altforkreativ som igangsætter.
TEMA: Open Space
Af Louise Lundgreen
En hvirvelvind af kreative aktiviteter er en god beskrivelse af Open Space, og for GF skulle den vise sig at være en fantastisk problemknuser, en udfordrende innovationsproces og en anledning til at koble forsikringer sammen med James Bond.
Det var første gang, jeg skulle deltage i en Open Space konference, så jeg var åben for alt, og det viste sig at være nødvendigt. Da jeg ankom til konferencen, som blev afholdt i Middelfart, synes alt at være som forventet. Navneskilte og velkomst blev uddelt. Der var lidt morgenmad og kaffe, og der blev summet og snakket om løst og fast – formentlig mest om vejret, og hvor meget vejarbejde, der igen var på den fynske motorvej. Hvad vi ikke vidste, var, at den her kaffepause kom til at vare hele dagen.
En Open Space konference er nemlig bygget op i en ramme, der minder om en lang kaffepause. Rammen er klar, men indholdet er alene struktureret efter det, vi som deltagere putter i den, og derfor er konferencen drevet af vores lyst til at fortælle. ”Kaffepause-rammen, som er helt uden overflødig struktur giver os mulighed for at improvisere konstruktivt på stedet og forfølge de ideer, vi føler gejst og entusiasme for.” siger Finn Kollerup direktør hos Altforkreativ, som GF havde valgt som igangsætter på konferencen.
Lidt over ni blev vi samlet i konferencerummet, hvor der midt i det store lokale var opstillet stole i en stor rundkreds. Intet andet – kun den store kreds af stole. Ca. 60 stk. – en til hver deltager. Her sad vi så. Nogen vil kalde det rundkredspædagogik og med det samme være skeptiske. I virkeligheden gjalt det nok de fleste, og man kunne mærke forventningerne stige, og hos nogen, nervøsiteten. Ingen kunne gemme sig. Alle var på. Projektchef hos GF, Sofus Clemmensen brød isen og bød os velkommen. Han ridsede temaet for Open Space konferencen op.
Foto: Alex Tran/GF Forsikring
”I forsikringsbranchen er prisen den vigtigste konkurrenceparameter. Kunderne oplever produkterne som ens, og derfor vælger de ud fra prisen. Der er derfor plads til at skille sig ud. Som et forsikringsselskab, der ikke skal skabe overskud til aktionærer, men til kunderne, mener vi, at vi har en unik mulighed for at gøre en forskel, som kunderne mærker. Derfor har vi iværksat programmet Excellent Kundedialog,” siger Sofus Clemmensen.
Visionen er, ”at kunderne i fremtiden vil vælge os, fordi vi opleves som det forsikringsselskab, der giver mest værdi for pengene, blandt andet i kraft god kundedialog,” fortsætter han. ”Det er forbrugernes fokusering på pris og en ”plejer-mentalitet” i hele branchen, som vi vil gøre op med. Og det er det, der er udfordringen,” konstaterer Sofus Clemmensen. Vi skulle tage den udfordring op og knække koden for Excellent Kundedialog. Det var derfor, vi var kommet til Open Space.
Finn Kollerup fik ordet og satte os ind i Open Space principperne. Han introducerede os til, hvordan vi skulle skabe vores egen konference rundt om i de ni arbejdsstationer, der blev sat op i lokalet. Her skulle alle vores idéer snakkes igennem. Han fortalte om humlebier og sommerfugle, og om at være vært og referent, og om de to fødders lov, som er den eneste regel ved en Open Space konference. ”Man forfølger den idé, som man føler gejst og energi for. Hvis man synes, at man ikke bidrager eller lærer noget, skal man bruge sine to fødder og gå til et andet sted, hvor man mærker energien igen. Det betyder, at en deltager har mulighed for at gå fra en aktivitet til en anden uden at skulle forklare sig,” forklarer Finn Kollerup.
Er man en humlebi, summer man ivrigt fra sted til sted, og har noget at bidrage med overalt. Det er tilladt at melde sig ud og tage en pause. Det gør sommerfuglene. Ingen bliver ved et tema for høflighedens skyld. Dem, som er der, er dem, der har noget at bidrage med. ”Det er meget enkelt og i høj grad utraditionelt i forhold til, hvordan vi ellers kender en konference,” siger Finn Kollerup, og fortsætter: ”Formen er interessant, fordi den giver adgang til det umiddelbare og intuitive, og den imødekommer alle typer af mennesker. Open Space giver plads til deltagernes forskelligheder og til ustruktureret idéudvikling. Det findes ingen dårlige idéer, så det er tilladt at bringe hvad som helst på banen. Alle idéer skal nemlig udvikles for at blive gode.”
Tilbage i rundkredsen var stemningen nu løsnet godt op. Foran os lå 18 stykker papir. På hvert papir skulle der skrives et tema, som havde med Excellent Kundedialog at gøre. Den, der kom på et tema, skrev det ned, og var således vært for det ude på arbejdsstationen. Da alle 18 temaer var landet, og værterne havde annonceret dem for hele gruppen, blev de klistret op på væggen til fælles skue. Nu var det op til alle at vælge, hvilket tema, de ville bidrage til. Temaerne blev gennem-snakket i løbet af to runder af 45 min. varighed hver – kun afbrudt af 5 min. (rigtig) kaffepause.
”Det er en meget intens og særdeles effektiv måde at idéudvikle på. Det er min opgave at sørge for, at tiden bliver overholdt, ellers er det op til deltagerne at styre snakken. De tager også selv referat, som bliver afleveret til mig.” siger Finn Kollerup.
Eksempel på et tema i 2. runde
Hvordan gør man forsikringer mere nærværende i kundernes dagligdag?
GF vil vende tanken om forsikringer fra at være et nødvendigt onde, til at være en ting kunderne snakker om ved middagsbordet.
Efter frokosten, som også blev indtaget i et open space, gik vi i gang med tredje runde. Der skulle ni nye temaer på banen, og de skulle bringe os helt ud over kanten. Der ud, hvor koblingen til forsikringer ikke var til at få øje på. Temaerne blev formuleret og gennemarbejdet efter samme metode som i runde 1 og 2.
Eksempel på et tema i 3. runde
Hvordan ville Agent 007 servicere kunderne?
Han ville imponere mændene og erobre kvinderne.
Han er frygtløs og har overskud.
Han besejrer fjenden med elegance, og intet problem er for stort til ham.
Han finder altid en løsning i den gode sags tjeneste.
Efter runde 3 havde vi nu 27 temaer på væggen. Dem skulle vi gruppere, så vi endte op med 8-10 overordnede temaer. Det var værternes opgave. Vi valgte alle et tema, som vi ville arbejde med. Igen var det vores egne valg, der bestemte udfaldet af konferencen. ”Deltagerne arbejder intenst med temaet ved at formulere, hvilke udfordringer, der er forbundet med det. Hvilke handlinger, der skal til for at klare udfordringerne. Og afslutningsvis skal de tegne de resultater, de kommer frem til” siger Finn Kollerup. ”Og det er de resultater, som Altforkreativ bruger til at planlægge de næste to workshops, som også er en del af arbejde med at definere Excellent Kundedialog” slutter han. Vi brugte en time på hard core gruppearbejde. Og så var det slut.
Open Space konferencen blev guidet ved hjælp af en håndfuld simple principper. Et åbent rum med en enkel, men meget stærk ramme, som skabte gode vilkår for en dynamisk innovationsproces med diskussion og samarbejde. Hver eneste deltager bidrog med sin kompetence og kreativitet, og vi havde alle direkte indflydelse på det endelige resultat. Det var udfordrende, produktivt og sjovt.
Resultatet af Open Space konferencen og koden til Excellent Kundedialog skal jeg ikke afsløre her. Men et er sikkert – Open Space var en ”wau-oplevelse”, og den bragte GF et langt stykke ad vejen mod Excellent Kundedialog.
Cirka 60 personer – 1/3 GF’ere fra hovedkontoret. 1/3 GF’ere fra klubberne (kontorerne rundt om i landet), og 1/3 GF kunder og “wild cards” (fra andre firmaer)
GF Forsikring er et anderledes forsikringsselskab, bygget op omkring en række selvstændige forsikringsklubber med overskudsdeling på bilforsikringen. Dette ejerskab gør GF Forsikring til noget ganske særligt i forsikringsbranchen. www.gfforsikring.dk
Når Open Space afholdes er igangsætterens vigtigste opgave at holde rummet åbent for den frie selvorganisering, men ellers være så usynlig som mulig, så det bliver deltagernes konference. Igangsætteren er således en nøgleperson i ethvert Open Space. For at et Open Space kan blive en succes er det meget vigtigt med en igangsætter, der sikrer at:
Arbejder primært inden for fire hovedområder:
Open Space Technology blev skabt i midten af 1980’erne af organisationskonsulent Harrison Owen, da han opdagede, at de mennesker, der deltog i hans konferencer elskede kaffepauserne mere end de formelle præsentationer og gruppearbejder. Owen skabte en ny form for konference.
Senest opdateret 16. december 2022
Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session.
Vi vil svarer inden for 24 timer
Kontakt os i dag og hør om dine muligheder
