Det første du skal gøre, er at definere hvad din proces er – og lige så vigtigt: hvad den ikke er. For at gøre det, kan du stille dig selv disse spørgsmål:

1. Formålet med denne proces er, at …?
2. Du definerer din proces’ grænser ved at stille spørgsmål som:
   1. Hvilken proces er det (ikke)?
   2. Hvad er de vigtigste opgaver (ikke)?
   3. Hvornår udføres disse opgaver (ikke)?
   4. Hvorfor finder denne process (ikke) sted?
   5. Hvem er (ikke) involveret?

Snyd ikke dig selv for at besvare de negative spørgsmål også. De er med til at gøre processen så meget mere tydelig for dig, når du skal til at i gang med selve kortlægningen.

Inden vi går i gang med det, skal vi dog lige have styr på de mest gængse symboler, der bruges til business process mapping:

Dette symbol indikerer starten eller slutningen på en proces. Det som ”trigger” processen eller det der afslutter den.

Opgaven der skal udføres. Skrives med et udsagnsord og verbum. F.eks.: Fyld + kop.

En connector. Pilen indikerer en forbindelse mellem to opgaver. Aldrig mere end én pil pr. connector.

Romben indikerer at der skal træffes en beslutning. Kan enten vises med ja/nej eller sandt/falsk. To pile indikerer de to muligheder.

Sådan laver man en kop kaffe

Et ofte anvendt eksempel til at vise en simpel kortlagt proces er kaffebrygning. Kaffebrygningsprocessen kan se sådan ud:

Processen kan selvfølgelig gøres langt mere kompliceret, man kan tilføje elementer som at købe ind, male kaffen, hælde den op i koppen etc. Men ideen er, at man skal holde kortet så simpelt som muligt og derfor kun medtage de centrale elementer i processen.

Kaldes på dansk også forretningsgangsbeskrivelse.