Tid og gerne lidt mere af den end de 24 timer, der er i døgnet, er noget vi alle efterlyser til tider. Nogen mere end andre. Hvis du er en af dem, der efterlyser mere tid, så skal du læse med her. Det handler nemlig om personlig effektivitet, og hvordan du og dine medarbejdere kan lære at prioritere jeres arbejdsopgaver bedre og dermed får frigjort værdifuld tid.
Når I har lært at prioritere jeres opgaver, vil I opleve, at I er mindre stressede, at I har mere overskud til at løse de daglige opgaver – også dem I altid skubber foran jer, og I vil få en bedre målopfyldelse i jobbet.
De virksomheder, der allerede arbejder målrettet med personlig effektivitet, oplever, at de efter tre uger har sparet mellem 2 og 5 timer om ugen, hvilket er en betydelig forøgelse af arbejdstiden. Og det betaler sig.
Af René C. Larsen
Når I skal lære at prioritere jeres opgaver er første skridt at skelne det vigtige fra det mindre vigtige. De fleste er vant til at skelne mellem haste- og ikke-hasteopgaver. Men på sin vis er det lige gyldigt at skelne på denne måde, for hvis man hele tiden løber efter hasteopgaver, som ikke er vigtige, spilder man værdifuld tid. Brug derfor prioriteringsmekanismen og find ud af om en opgave er vigtig eller ej. Vigtige opgaver bringer jer tættere på målet, og I skal derfor rangordne opgaverne efter hvilke der hurtigst bringer jer i mål.
Hvis I stræber efter det perfekte, bliver I aldrig færdige …
En måde at spare tid på i jeres opgaveløsning er at skære ned på perfektionismen. Hvis I stræber efter det perfekte, bliver I aldrig færdige, for der vil altid være et komma, der kan sættes anderledes. At være perfektionist er meget arbejdsomt, og det sluger en masse unødig tid. Ret hellere fokus mod det excellente, som er opnåeligt. Resultatet er excellent, når det er forståeligt og brugbart i den rette kontekst og for modtagerne.
Der findes flere måder at få styr på jeres daglige opgaver på. Det er altid en god idé at lave en to-do liste over dine opgaver, og når du rangordner dem efter prioriteringsmetoden; vigtig og ikke vigtig er det en god hjælp at have ved hånden. Der er også noget tilfredsstillende ved at kunne strege en opgave ud eller slette den fra din to-do liste, når den er færdig.
Hent en to-do liste her og kom i gang med det samme.
Der findes flere hjælpemidler til at strukturere og prioritere opgaver, som du kan bruge direkte på computeren. Outlook eller Lotus Note har begge opgavefunktioner, hvor til du kan trække mails direkte fra indbakken og således danne to-do lister. Du kan også selv skrive opgaver ind på listen. Er du MAC bruger er Producteev et godt værktøj.
Pomodoro er en teknik, der hjælper jer til at holde fokus, idet man arbejder 20 min. ad gangen på den samme opgave. Æggeuret eller en anden timer sættes på 20 min., og der arbejdes kun med den ene opgave. Hvis man har behov for 20 min. mere, sætter man bare uret igen. Nogle opgaver kan være svære at slippe, men pas på med ikke at blive alt for perfektionistisk.
Find flere gode værktøjer til at prioritere jeres tid og opgaver her.
At møder kan være tidsslugere er ikke nogen hemmelighed. Alle har prøvet at sidde til et møde, som bare trækker ud, og man kan også være i tvivl om, hvorfor man er indkaldt til dette møde. Der er ofte mangel på struktur og nogen taler alt for meget, mens andre ikke får sagt det de vil sige. For at komme alle disse ting til livs er det vigtigt, at I bliver enige om, hvordan møderne i jeres virksomhed skal forløbe.
Der er tre ting I skal overveje:
Skal I overhovedet holde dette møde? Møderne skal kortlægges, og på den måde kan I frigøre tid. I skal finde ud af hvem der bør deltage i mødet, hvor ofte den type møde skal holdes og hvor lang tid må det tage. En medarbejder koster i gnsn. 600 kr. i times, så møder kan hurtigt blive en kostelig affære, hvis de løber løbsk og hvis det er de ”forkerte” medarbejdere, der deltager. Det er ikke forbudt at fravælge en medarbejder, det skal bare gøre på en respektfuld måde, og argumenterne for hvorfor han eller hun ikke skal være med på mødet længere skal være på plads, så medarbejderen ikke føler sig fravalgt på et negativt grundlag.
Hvordan skal en mødeindkaldelse se ud? I skal opsætte en fast agenda med forventninger og krav til deltagerne. Er der lagt op til diskussion eller skal de blot lytte på mødet? Hvor langt tid skal mødet tage? Alt dette skal deltagerne vide på forhånd, så de er velforberedte.
Kan I lave nogen faste regler eller rutiner før, under og efter mødet? Det er en god idé at opsatte regler for god opførsel på mødet. Det sikrer at det ikke kører af sporet. Forventes der eks., at det fremsendte materiale er læst inden mødet, da det tages op til diskussion, er der ikke nogen pointe i at komme til mødet, hvis ikke man har læst det. Man spilder blot sin egen og andres tid. Hvordan må I afbryde hinanden? Er der en ordstyrer med en klokke? Eller får hver deltager et tale-kort, som de holder op når de vil byde ind? Idéerne er mange og enkle, og de har til formål at sikre, at alle bliver hørt lige meget.
Her (video) kan du finde skabeloner til effektivisering af møder.
Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session.
Vi vil svarer inden for 24 timer
Kontakt os i dag og hør om dine muligheder
