Hvis I vil have et velfungerende intranet, som medarbejderne holder af at bruge, er det en god idé at starte med at lægge en startegi for, hvilken type viden, der er relevant for jer at dele. Det kan man bl.a. gøre ved at stille spørgsmålene:

• Hvad er vigtig viden for vores medarbejdere?
• Hvordan skal den viden bruges – og med hvilket formål?
• Hvornår skal den bruges?
• Hvem skal bruge den?

Viden bliver først værdifuld, når den er tilgængelig på det rigtige tidspunkt for de rette medarbejdere. Hvis ikke en klar videnstrategi styrer udviklingen af intranettet, risikerer virksomheden at drukne i nice-to-know informationer, og intranettet bliver en belastning frem for et effektivt og målrettet værktøj til deling af relevant og brugbar viden.

Når man vil arbejde målrettet med deling af viden, kan det i større virksomheder være en god idé at opdele medarbejderne efter kompetencer og viden i forhold til de arbejdsområder, de sidder med. Lad fx. hvert kompetenceområde få adgang til et specielt intranet, hvor de gennem chatfunktioner og debatfora kan udveksle viden og erfaringer indenfor netop deres arbejdsområde.

Motiver medarbejderne

En helt grundlæggende forudsætning for videndeling er, at medarbejderne rent faktisk bruger intranettet. For at have et intranet, er ikke automatisk lig med anvendelse, og man må ikke tro, at intranettet skaber videndeling af sig selv. En god idé er også at lade intranettet have en forbindelse til aktiviteter, der sker på arbejdspladsen, så der er samspil mellem de forskellige platforme. Der skal udvikling til for, at intranettet bliver rigtig godt, og det er en proces, der sker over tid.

Der bør også arbejdes med motivationen for at anvende intranettet.  Derfor er det vigtigt, at formål, mål og strategi er klart defineret. Medarbejderne vil vide, hvorfor de skal bruge det – og hvad de helt konkret får ud af det. Værdien i at bruge intranettet kan fx være, at:

• Alle virksomhedens informationer og dokumenter er samlet ét sted.
• Viden kan deles nemt og hurtigt.
• Arbejdsrutinerne kan effektiviseres, da alle kan være med over nettet.

Summen af de tre værdier er helt klar her – nemlig, at det er tidsbesparende. Så intranettet kan med rette også betragtes som et effektiviseringsværktøj, fordi vigtig information kan nå ud til alle på et splitsekund.

En anden måde at motivere medarbejderne til at bruge intranettet på er fx, at:

• Uddelegere ansvar for levering af indhold. Det er et fælles ansvar, at intranettet er opdateret.
• Regelmæssig opdatering af dokumenter og nyhedsinfo, samt prioritering og udvælgelse af indhold.
• Involvere hele organisationen i processen og gøre det til et fælles referencepunkt, som man skal besøge for at holde sig opdateret.
• Klar opbakning fra ledelsen. Manglende opbakning og brug fra ledelsens side, kan virke demotiverende for medarbejderne.

Fokus på indholdet

Intranettet bør indeholde alt, hvad der vedrører interne personaleinformationer, så som:

• personalehåndbog med retningslinjer, procedurer og politikker
• ferieplaner
• jobopslag
• nyheder
• kursusaktiviteter, uddannelse og træning
• mødereferater
• tilmeldinger til diverse
• kalenderstyring af lokaler mm.
• kundedatabase
• kontaktinfo på alle ansatte
• tidsstyring i forbindelse med projekter

Rent praktisk skal indlæggene være så korte som muligt og være brudt op i små tekstafsnit for at fremme læsbarheden på skærmen. Det er en god idé at lægge billeder på sammen med teksten, og husk at afslutte med kontaktinfo på afsender og handlemuligheder, så dine kolleger ved, hvad de skal gøre, for at udvise den adfærd du ønsker.

Det er værd at gøre en indsats for et velfungerende intranet, da det skaber sammenhold og styrker en fælles kultur på arbejdspladsen.