Typiske symptomer

Projektforstoppelse opstår typisk, når en virksomhed har gang i en lang række projekter på én gang, uden at der foretages en bevidst prioritering blandt opgaver. Kort sagt: svag projektporteføljeledelse.

Selv om projektforstoppelse er en udbredt lidelse, er det langt fra alle, der er klar over, hvor alvorlige symptomerne faktisk kan være for din forretning. Er du også er ramt?

Typiske gener og symptomer:

• Overskredne deadlines
• Mange projekter på samme tid
• Få ressourcer til hvert projekt
• Projekter strækker sig over lange perioder
• Lav effektivitet blandt projektmedlemmerne
• Projekter bliver dyrere end beregnet
• Dårligere kvalitet og/eller resultater end forventet
• Typisk ses flere utilfredse projektmedarbejdere

Behandlingsforslag

Når det kommer til effektiv porteføljeledelse, handler det i høj grad om at fokusere på at gøre det så enkelt som muligt. Både for at sikre projektporteføljeledelsen et bedre overblik, men også for at projektdeltagere får mulighed for at fokusere på deres opgaver og holde motivation og produktivitet i top.

Dine projekter skal være korte og tykke
En af de hyppigste fejl, der begås i de danske virksomheder, når det kommer til projektporteføljeledelse, er at vi gør vores projekter lange og tynde. Det betyder, at vi spreder ressourcer og motivation tyndt ud på mange forskellige projekter på én gang.

Arbejd hellere på korte og tykke projekter, hvor der fokuseres på få projekter ad gangen, som så til gengæld tildeles masser af ressourcer; tid, penge og arbejdskræft i en kortere periode.

6 gode råd om projektporteføljeledelse fra Niels søndergaaard fra Implement Consulting Group:

1. Det er helt nødvendigt, at nogen påtager sig ansvar på porteføljeniveau.
   Uden dette ansvar kommer virksomheden alt for let til at træffe de lette valg – hvor man forsøger at tilfredsstille alle, men som alt for ofte er en rigtig dårlig løsning. Der skal være én der står på øretævernes holdeplads og beslutter, hvor ressourcer skal anvende – og ikke mindst hvor de does not skal bruges – endnu.
2. Projekters effekt skal tænkes ind med stor vægt i prioriteringen af projektporteføljen.
   Forestil dig disse to scenarier: I har 10 projekter, der skal færdiggøres: I scenarie 1 spreder I ressourcerne ud over alle 10, og de bliver færdige på samme tid. I scenarie 2 fokuseres alle ressourcer på projekt 1, og projekt 2-9 sættes i bero indtil nr. 1 er færdigt. Når nr. 1 er færdig sættes nr. 2 i gang, herefter nr. 3 etc. indtil alle projekterne er færdige. I scenarie 1 venter virksomheden meget længe på at få hele gevinsten på én gang. I scenarie 2 kommer der hurtigt en mindre indtjening, og dette fortsætter over en længere periode. Fordi projekt 1 i dette tilfælde bliver hurtigt færdigt, betyder det, at det har længere tid at levere indtjening i. Det samme gør sig gældende med projekterne 2-8 som alle bliver færdige hurtigere end projekterne i scenarie 1.
3. At sprede sine knappe ressourcer på mange projekter er ødelæggende for bundlinjen – og ødelæggende for de knappe ressourcer.
   I projektorganisationer er det typisk de menneskelige ressourcer, der er knappe. Hvis deres ressourcer spredes for tyndt ud, falder deres effektivitet og motivation drastisk.
4. Projektporteføljeledelse handler om at træffe fravalg – less is more.
   ”At vælge fra og have en simpel portefølje, […] er en kunst, som adskiller de rigtig gode fra de gode.” Gør det så enkelt som muligt.
5. Lighedstankegangen er gift for en effektiv projektportefølje.
   Der skal vælges fra også selv om det gør ondt, at sige nej til gode projekter.
6. Husk tallene 2 (antal projekter pr. projektdeltager) og 5 (maksimale antal must-win battles).
   Forskning viser, af mennesker er mest effektivt og motiverede, hvis de fokuserer på blot to projekter samtidig. Desuden er det en god idé at huske, at 5 er det maksimale antal must win battles en ledergruppe bør igangsætte samtidig.

Prognose for helbredelse?

Fuldstændig helbredelse er mulig, men kræver en aktiv, konstant indsats af projektportefølje-manageren. Og, ifølge Søndergaard, en intens fokuseren på ikke at gøre projektporteføljeledelse til en kompleks disciplin.

Learn more

Video om projektporteføljeledelse