Overblik giver produktivitetsløft

Helt basalt går tavlemødet ud på, at man samler relevante medarbejdere og ledere omkring en tavle, hvor arbejdsopgaver, mål og handlinger står. Dette samlede overblik betyder, at alle medarbejdere og ledere lettere får overblik over, hvad alle laver og derfor lettere kan uddelegere opgaver, eller handle hvis en medarbejder har for travlt eller et mål ikke nås.

Overblikket betyder i mange virksomheder et betydeligt produktivitetsløft og en højere kvalitet i opgaveløsningen. I kommuner og forvaltninger bruges tavlemøder endda nogle steder til videndeling af løsninger på komplicerede sager. Andre bruger tavlemøderne til at holder øje med, hvor længe kunderne venter, før en tekniker dukker op. Hvor lang ventetid der er på telefonen i kundeservice. Og om økonomiafdelingen får betalt regningerne til tiden.

Tilpas tavlen til dine behov

Tavlemøder kan tage mange forskellige former, for indholdet, formålet etc. skal tilpasses virksomheden, de bruges i. Derfor er det umuligt at give en endegyldig skabelon, til hvordan du skal holde dine egne tavlemøder. Generelt kan man dog sige, at det er en god idé at starte med en simpel model og så tilføje mere kompleksitet, efterhånden som I vænner jer til tavlemøderne.

Tavlemøder kan f.eks. være af disse fire typer:

• Planlægningsmøde. På et planlægningsmøde aftaler I, hvilke aktiviteter I vil fokuserer på i den næste periode. Især indenfor produktion ser man ofte planlægningsmøder, men administration-afdelinger er så småt ved også at tage denne type tavlemøder til sig.
• Målstyringsmøde. Her mødes ledergruppe eller afdeling omkring en tavle med nøgletal. Målstyringstavlen indeholder en række nøgletal for et givent område og der fokuseres især på de røde tal. Dvs. der hvor målene ikke er blevet nået.
• Forbedringsmøde. Kaldes i lean-terminologien Kaizen og fokuserer på løbende forbedringer. Der følges op på igangsatte forbedringer og nye planlægges. Aktiviteterne kommer ofte fra målstyringsmøder, hvor behov for forbedringer identificeres eller fra medarbejderens forslag.
• Problemløsningsmøde. Denne type møde bruges til at følge op på problemer i virksomhedens drift. Det kan man f.eks. gøre ved hjælp af en planlægningstavle, hvor man kan se hvilke opgaver eller ordrer, der ikke blev gennemført som ønsket, og identificere de problemer der var årsagen til dem (Ofte udføres et problemløsning som en del af et planlægnings- eller forbedringsmøde).

Som du måske kan se, er elementerne i tavlemøderne tæt knyttet til lean. Mødeformen kan dog sagtens anvendes, uden at implementere det fulde lean-apparat

Som udgangspunkt, kan du inddele jeres tavle i disse områder:

1. Indkomne forslag
2. Igangværende opgaver
3. Afsluttede opgaver
4. Prioritering
5. Status på mål

Men husk at tilpasse den til de opgaver I løser og det arbejdsflow jeres opgaver har.

Eksempel på forbedrings- og måltavle. Her fra en offentlig styrelse.

Eksempel på en forbedringstavle fra Rigshospitalet
Link: https://www.rigshospitalet.dk/afdelinger-og-klinikker/julianemarie/forbedring-og-kvalitetsarbejde/Documents/JMC_standardfor_forbedringstavle.pdf

En opgavetavle fra et offentligt departement.
Source

Tavlerummets 10 bud

1. Mindst én fra direktionen og relevante ledere er til stede.
2. Døren låses kl. 9.
3. Alle tavler er ejet af én navngivet person.
4. Du interesserer dig for hele forretningen og kommer med input.
5. Du har fokus på, hvordan vi kan hjælpe hinanden – også på tværs af forretningsområder.
6. Du må under mødet ikke læse mails på telefon eller iPad.
7. Måltal skrives på tavlen: Over mål = grøn. Under mål = rød.
8. Når du præsenterer tavlen, kender du baggrunden for alle tal, og du har størst fokus på de røde tal.
9. Du forklarer kort og præcist, hvad du vil gøre ved røde tal.
10. Du følger altid op på dine actions.

Kilde: SE (via Mandag Morgen: Navigation nr. 16)