For en ny eksportør kan det være en vanskelig opgave at holde styr på alle de regler og tilladelser, eksport til udlandet indebærer, og mange vælger derfor at bruge et transport- eller speditørfirma.

En international speditør hjælper dig med at flytte varer til udlandet. De har typisk et godt kendskab til lovgivning og regler i udlandet, import- og eksportregler, forsendelsesmetoder, og hvilke dokumenter, der kræves.

Din speditør kan også hjælpe dig med dine pristilbud gennem rådgivning  om prisen på fragt, havnegebyrer, dokumentationspriser, forsikringer og speditørens egne handling fees. De kan anbefale pakkemetoder, som beskytter dine varer, eller de kan arrangere at få dine varer pakket på havnen eller lagt i containere. Prisen på deres ydelser skal indregnes i den pris, du forlanger af dine kunder.

Når din ordre er klar til forsendelse, gennemser din speditør alle dokumenter for at sikre, at alt er, som det skal være. De kan også udfylde dine fragtpapirer og anden dokumentation. Efter afsendelse kan de desuden videresende dokumenter til sælger eller køber. Speditøren kan også sørge for, at der er orden i told og importregulativerne på dit eksportmarked.

Indpakning

Vær opmærksom på, hvilke krav international forsendelse stiller til måden, du pakker dine varer på. Den rette indpakning sikrer, at din vare ikke går i stykker, ikke udsættes for fugt eller rapseri og samtidig være holdbar og let at håndtere.

Når du pakker dine varer, kan du følge disse retningslinjer:

• Pak i stærke beholdere, som er tilstrækkeligt forseglede og så vidt muligt, fulde.
• Sørg for, at vægten er jævnt fordelt.
• Placer dine varer på paller, og hvis det er muligt, i containere.
• Sørg for at pakke- og kassefyld er lavet af et fugtafvisende materiale.
• For at undgå rapseri skal du undlade at skrive varemærker, og hvad pakken indeholder uden på den.
• Brug stropper, forseglinger og vakuumpak for at beskytte dine varer.
• Sørg for at overholde alle regler i forhold til evt. farligt gods.

En populær metode til forsendelse er, at man skaffer containere fra sit transportfirma eller private leasing firmaer. Disse containere er af varierende størrelse og materiale. De kan indeholde de fleste typer af varer, men fungerer bedst, hvis pakkerne er samme størrelse og form.

Transportudgifterne er afhængige af både vægt og volumen, hvorfor du med fordel kan forsøge at finde særligt stærke letvægtspakker. Det rette materialevalg kan spare dig penge og samtidig sikre, at dine varer er ordentligt pakket. Hvis du ikke selv har forstand på at pakke varer, kan du hyre et professionelt firma til at gøre det for dig. Som sagt kan din speditør også hjælpe med at finde den rette indpakning til dine varer.

Mærkning og dokumentation

Der anvendes særlige transportlabels på beholdere og cotainere, der sendes udenlands.
Denne mærkning:

• Lever op til forsendelsesregulativer.
• Sikrer den rigtige håndtering.
• Skjuler hvad forsendelsen indeholder.
• Hjælper din modtager med at identificere forsendelsen.
• Lever op til miljømæssige og sikkerhedsstandarder.

Du kan læse mere om mærkning, pakkelabels og anden dokumentation på Post Danmarks hjemmeside.

Der bruges mange forskellige dokumenter til eksport. Hvilke du skal bruge, afhænger både af danske regler, såvel som af reglerne i det land, du sender til Det kan være en rigtig god idé at lade dit transportfirma stå for dokumentationen i forbindelsen med din eksport, da de er specialister i denne proces.

Her er nogle af de mest anvendte dokumenter og et overblik over nogle af de informationer, de bør indeholde:

Udførelsesangivelse
Proceduren for eksport af varer til lande uden for EU er, at man afgiver en udførelsesangivelse til SKAT. Når angivelsen er godkendt, skal varerne forevises i den toldekspedition, hvor de forlader landet, medmindre varerne udføres med post eller tog. Speditørfirmaet kan ofte hjælpe i forbindelse med udfyldelse af angivelsen.

For visse typer af varer skal der vedlægges en særskilt udførselsangivelse. Som eksportør har du altid ansvaret for at finde ud af, hvilke regler som gælder. Nærmere informationer får du hos Eksportrådet.

Adresselabel
Din forsendelses adresselabel skal indeholde følgende oplysninger:

• Afsenderens navn, adresse, reference nr. eller modtagers CVR nr.
• Modtagers navn, modtager adresse og land.
• Årsag til eksport.
• Kort og klar beskrivelse af indholdet og antal.
• Nettovægt, indholdets værdi.
• Told tariff nr. Kender du ikke din vares toldtarifnummer, kan du finde det gennem SKATs selvbetjeningssystem Vita.
• Varens oprindelsesland.
• Dato og underskrift.

Handelsfaktura
En handelsfaktura indeholder typisk disse oplysninger:

• Ordre- eller referencenummer.
• Købere/modtagere/sælgere.
• Leverings- og betalingsvilkår.
• Antal kolli (antal enheder eller varer).
• Vægt (brutto/netto).
• Antal, omhyggelig beskrivelse af indhold, toldtarifnummer, oprindelsesland, værdi og total vareværdi i valutatype.
• Eventuel fakturadeklaration.
• Sted og dato for udsendelse.

Proformafaktura
Proformafakturaren vedlægges i tre eksemplarer og skal indeholde:

• Afsender
• Omhyggelig beskrivelse af indhold (inkl. antal og værdi).
• Fakturaværdi. Ved fakturaværdi 0 kr. Tilføjes vares pris og teksten “value for customs purpose only”.
• Årsagen til, at en proformafaktura anvendes ved eksporten.
• Modtager.
• Varens oprindelsesland.
• Eventuel fakturadeklaration.
• Sted og dato for udsending.

Waybill
Er en fragtseddel for international transport. Den skal bl.a. indeholde:

• Afsenderens navn, adresse, land og kundenummer.
• Agent/modtagers navn, adresse, land og agentens CVR-nummer.
• Bookingnummer.
• Export notification: skal benyttes, hvis du har fået en særlig tilladelse til eksport af varer for en værdi over 45.600 kr.
• EUR Certificate, der beviser, at din vare er fremstillet i EU.

For den uøvede eksportør kan shippingprocedurerne virke svære at gennem- og overskue, men er man opmærksom på de ting, vi har gennemgået her, glider processen lettere. Husk at søge hjælp til de ting, I ikke selv kan lave eller har erfaring med, så I kommer godt fra start.