Som leder er det din opgave at have styr på det store billede. Du skal tydeliggøre virksomhedens vision og mission og vide, i hvilken retning virksomheden skal bevæge sig. I en kompleks virksomhed, hvor alt (næsten) kan måles, og hvor mange forskellige aspekter af din forretning, kan påvirke jeres overordnede mission, er dette ikke en let opgave.
Heldigvis findes der hjælp, for det er det, målstyring og KPI rapportering hjælper dig med. Metoden hjælper dig med at finde ud af, hvornår noget er en succes eller en fiasko, og hvis dine KPI’er er udarbejdet rigtigt, viser de, hvor I skal sætte ind for at rette op på eller forbedre en situation.
KPI står for Key Performance Indicator og er et indsats- og resultatmål, som fortæller om retning og hastighed for opfyldelsen af virksomhedens strategiske målsætninger. KPI’er er forskellige, alt efter hvilken organisation der opstiller dem:
Uanset hvilke KPI’er man vælger, så skal de afspejle organisationens mål, være centrale for organisationens succes og være målbare. Ofte har KPI en lang tidshorisont og definitionen af, hvad de er og hvordan de måles, ændrer sig sjældent. Målene for den enkelte KPI kan dog ændre sig efterhånden som organisationens mål ændrer sig eller efterhånden som organisationen nærmer sig et mål.
KRAV TIL KPI
– De skal afspejle organisationens forretningsmål
– De skal være målbare
– De skal være centrale for virksomhedens succes
Dine KPI’er tager udgangspunkt i virksomhedens mission og vision. Med en konkret mission i hånden, er du klar til næste fase: At identificere jeres forretningsmål.
Ud fra missionen skal du identificere nogle konkrete og realistiske forretningsmål. Hvor vil I gerne bevæge jer hen det kommende regnskabsår? Det kan f.eks. være, at I vil øge omsætningen, styrke jeres brand, øge kundeloyaliteten eller optimere interne processer.
Til at opnå hvert mål er der sandsynligvis flere forskellige områder, I kan skrue på. F.eks. kan en webshop, der vil øge omsætningen, arbejde på at forbedre de besøgendes konverteringsrate eller øge den gennemsnitlige ordrestørrelse. Disse indsatsområder kaldes jeres konkrete mål. De konkrete mål kaldes også ofte for CSF eller Critical Succes Factors. En betegnelse der understreger vigtigheden af, at dit konkrete mål (eller CSF) skal have en central betydning din virksomheds succes.
Til hvert konkret mål knyttes mindst én KPI, men der kan sagtens være flere. Pas dog på ikke at have så mange, at du mister overblikket. Til hver KPI identificerer man, hvilke områder, der har indflydelse på konverteringsraten, og som kan kvantificeres på den ene eller anden måde. Disse kaldes målepunkter.
Hvert af målepunkterne sætter man et tal på, så man har noget at sigte efter. Igen med eksemplet fra webshoppen: Hjemmesidens loadtid skal mindskes med 2 % og vareudvalget skal vokse med 10 % i løbet af den kommende regnskabsperiode osv.
Oversigt over hvordan begreberne hænger sammen: Et eksempel fra en webshop.
Det er vigtigt, at der skelnes mellem KPI’er og målepunkter. Helt overordnet viser en KPI, om en organisation er på rette vej i forhold til de opsatte mål, mens målepunkterne viser, hvorfor det går godt eller dårligt. En KPI viser altså, om der er grund til at handle, mens et målepunkt viser, hvad der skal handles på.
Det enkle svar er, at det gør man ikke. Derfor er det vigtigt, at man evaluerer både KPI’er og målepunkter regelmæssigt og på den måde lærer, hvad der virker. Undersøg om de punkter, du har identificeret, virkelig driver forretningen fremad.
Et mål er en god tjener, men en dårlig herre. Det er der utallige eksempler på.
De to eksempler viser en hjerneløs jagt efter et mål, der i bedste fald er nyttesløs, i værste ødelæggende for virksomhed og ansatte. Men læringsprocessen, der følger med, når virksomheden skal finde nogle virkeligt brugbare forretningsmål og KPI’er, er en vigtig del af udviklingen af en sund og veldrevet organisation. Den krævede læringsproces kan ses som en del af filosofien bag Peter Senges ”Lærende organisation” og Kaplan og Nortons Balanced Scorecard metode.
Når du står med dine færdige KPI’er, som selvfølgelig kan måles, reflekterer din organisations mål og er centrale for virksomhedens succes, kan du bruge dem på to måder: Selvfølgelig til at monitorere dine medarbejderes præstationer: Når de de opsatte mål og krav? Men måske mere interessant; til at drive din virksomhed fremad ved at offentliggøre og dele jeres KPI’er (i kantinen, i mødelokalerne, på intranettet, måske endda nogle af dem på jeres hjemmeside), giver du dine medarbejdere et tydeligt pejlepunkt, og motiverer dem til, at I sammen når jeres mål.
Først indsætter du virksomhedens navn og evt. den afdeling eller medarbejder, som disse specifikke målepunkter skal gælde for.
Dernæst indsætter du dine forskellige forretningsmål. Under hvert forretningsmål indsættes de relevante mål (CSF) og nøgleindikatorer(KPI’er). Nummereringen kan gøres på flere forskellige måder:
I skabelonen er nummereringen kronologisk:
Hvis man har flere KPI’er pr. CSF, kan en anden nummerering være nødvendig. F.eks.:
Ligeledes kan man også nummerere målepunkter med selvstændige numre eller skrive, hvilke CSF’er og/eller KPI’er de relaterer til.
OBS! Samme CSF/KPI kan sagtens give forskellige målepunkter for forskellige afdelinger eller medarbejdere.
Skabelonens side 2 kan anvendes til, på medarbejderniveau, at aftale konkrete og målbare mål for den næste periode. Og altså gøre det konkret og håndgribeligt, for den enkelte medarbejder, hvad der forventes.
Vægt bruges til at vise medarbejderen, hvilke områder der prioriteres højest og angives i procent: Så mål 1 f.eks. vægter 50 %, mål 2 vægter 25 % osv. Sammenlagt bør alle mål give 100 %.
Skabelonen lægger op til, at der evalueres på medarbejderens indsats halvårligt. Behovet for evaluering er ikke ens i alle virksomheder og du gør selvfølgelig, som du finder bedst. Der er ingen endelig formel for ”den perfekte løsning”.
I eksemplet uddeles der bonuspoint for opnåede mål. Det er i sagens natur ikke i alle virksomheder, det er relevant.
Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session.
Vi vil svarer inden for 24 timer
Kontakt os i dag og hør om dine muligheder
