Iværksætteri

Sådan laver du en overbevisende business case

En business case kan udformes på mange måder. Lige fra en uofficiel mundtlig fremstilling, til en formel skrivelse med paragraffer og større udregninger. Her kan du se en version, der ligger et sted midt imellem.

Din business case skal fortælle historien om dit projekt. Den fortæller læseren, om det problem, de forandringer eller de muligheder, der er forbundet med det projekt du arbejder på. Herefter skal business casen beskrive, hvordan problemet løses eller muligheden i projektet udnyttes.

Iværksætteri

Hvorfor skal man lave en business case?

Den mest indlysende årsag er, at man skal bruge den til at retfærdiggøre de ressourcer og investeringer, der er nødvendige for at sikre, at forandringsprojektet lykkedes. Dette kan dog indikere, at en business case bare er et financielt dokument, hvilket er en forkert opfattelse Selv om en business case bør inkludere økonomiske overvejelser, bør dette ikke være dokumentets eneste formål.

Derimod er din business case det eneste sted, hvor alle relevante fakta er dokumenterede og kædet sammen til en sammenhængende fortælling. Historien fortæller hvad, hvornår, hvor, hvordan og hvorfor.

  • Hvorfor er der behov for projektet (udfordringer og muligheder)?
  • Hvordan vil indsatsen løse de udfordringer og muligheder organisationen står overfor?
  • Hvad er den/de anbefalede løsning(er)?
  • Hvordan tager løsningen fat på udfordringer og muligheder?
  • Hvad sker der med forretningen, hvis forandringen ikke udføres?
  • Hvornår iværksættes løsningerne?
  • Hvor mange penge, og hvor meget tid er der behov for at levere løsningen og realisere fordelene?

Hvornår i projektfasen skriver man business casen?

Et projekts cyklus giver typisk nogle naturlige punkter, hvor en business case bør være færdig.

Modellen viser projektets fem milepæle. Enhver milepæl i projektteamets arbejde bør resultere i et bidrag til business casen. I slutningen af projektplanlægningsfasen bør alle projektets nøgleinformationer f.eks. være dokumenteret i din businesss case.

Overordnede mål med en business case

Hvis et af dine primære mål i projektplanlægningsfasen er at få bevilget midler, er dine chancer for succes større, hvis du samtidig er opmærksom på følgende mål:

  • Gør det interessant; husk at der er nogen, som skal læse casen
  • Hold det tydeligt og præcist
  • Minimer fagsprog og gætterier
  • Fortæl alle fakta som en del af den overordnede historie – du har læst på lektien, her er din chance for at bevise det
  • Giv læseren et billede af eller en vision for slutmålet
  • Vis, hvilken værdi projektet giver organisationen, kunderne og bundlinjen.

En velskrevet og veldokumenteret business case er også en stor hjælp for hele projektteamet, som bl.a. opnår disse fordele:

  • Organisering af tanker, aktiviteter og viden
  • Et objektivt overblik over projektets ideer og fakta
  • Evnen til at identificere helheder, uoverensstemmelser eller svagheder ved indsatsen
  • Økonomisk motivation for indsatsen
  • En følelse af at have udrettet noget.

Sådan skriver du en effektiv business case

Overordnet konklusion

Konklusionen bør være det første afsnit i din business case, men er det sidste afsnit, der skrives. Det er et kort resumé (1–3 sider) af hele business casen. Forestil dig, at du har to minutter til at fortælle nogen om projektet, og begrund dit ønske om ressourcer og bevillinger.

Hvert afsnit i konklusionen bør præcist formidle al den information, der er vital for projektet og delagtiggøre læseren i hele fortællingen om projektet. Informationerne i konklusionen uddrages fra de detaljerede dele af business casen, som du lige har gjort færdig.

Situationsbeskrivelse og problemformulering

Situationsbeskrivelsen omhandler detaljerne bag de problemer og muligheder, som organisationen står overfor. Det er en udtalelse om, hvad der sker i organisationen lige nu. De fleste projekter startes, fordi der er noget galt eller fordi en betydelig mulighed ikke udnyttes. Ethvert projekt har en eller to centrale temaer, som relaterer sig til udfordringer eller muligheder.

Projektbeskrivelse

I dette afsnit præsenterer du læseren for projektets detaljer. Dette afsnit skal overbevise dine  interessenter om, at dit team, på en effektiv og professionel måde, vil finde de bedste processer, systemer og organisatoriske elementer, som kan hjælpe din virksomhed med at løse de udfordringer, som du har præsenteret ovenfor. Projektbeskrivelsen består af to hovedområder:

  1. Beskrivelse og omfang
  2. Formål

Løsningsbeskrivelse

Her beskriver du, den løsning dit team anbefaler til at klare de udfordringer og muligheder, du tidligere har præsenteret i situationsbeskrivelsen. Løsningsbeskrivelsen skrives i denne rækkefølge:

  • Overblik over konceptet
  • Detaljer om løsningen
  • Projektstruktur
  • Alternative løsninger

Cost-benefit-analyse

Her beskriver du, hvad prisen er for at nå til den fremtidige tilstand, du har beskrevet ovenfor. En god business case er ikke fuldendt uden en grundig analyse af de udgifter og fordele, der er forbundet med at implementere den foreslåede løsning. Men husk, at det kan være vanskeligt at fastslå udgifter og fordele nøjagtigt.

Sådan laver du en Cost Benefit analyse >

Tidsplan for implementering

Når nu ledelsen forstår løsningen og det økonomiske udbytte, som opnås ved implementeringen af løsningen, ønsker den en bekræftelse af, at løsningen faktisk kan implementeres.

Dette afsnit skal forsikre ledelsen om, at dit team har overvejet alle de væsentligste udfordringer i forhold til implementeringen.

Et antal elementer er vigtige for en succesfuld implementering. Afsnittet om implementering bør behandle hvert område:

  • Hvilke komponenter indgår i implementeringen
  • Tidsplan for implementeringen
  • Større milepæle
  • Større afhængighedsforhold. En afhængighed er noget konkret (ikke kun antaget), som projektet afhænger af eller kontrolleres af.

Kritisk vurdering af antagelser og risici

De fleste forretningsforbedringsprojekter baserer sig på formodninger og antagelser for at kunne udvikle en løsning. Det er helt centralt, at business casen dokumenterer disse antagelser.

Inden du anbringer dine antagelser i business casen, bør du teste dem med projektets interessenter.

Beskrivelsen af antagelserne bør efterfølges af en upartisk diskussion af de styrker, svagheder, muligheder og trusler (SWOT), du ser i forhold til den anbefalede løsning. Endelig er det også vigtigt, at business casen diskuterer de risici, der er forbundet både med at implementere løsningen og, ikke mindst, ved ikke at implementere den.

Her kan du hente SWOT skabelon

Konklusioner og anbefalinger

Her afslutter du din business case. Gentag de centrale temaer, der er årsag til projektet. Gentag løsningen på et overordnet plan. Afsnittet identificerer ligeledes investeringsafkastet og løsningens samlede fordele. Du bør gentage risikoen ved ikke at gøre noget og understrege situationens alvor. Endelig skal afsnittet beskrive de konklusioner, som læseren bør drage på baggrund af business casen samt dine anbefalinger til, hvad næste skridt bør være.

Business Case – skabelon

Få professionelle øjne på DIN udfordring
Book en gratis session
Vores eksperter inden for strategi, bæredygtighed og innovation står klar til at sparre med dig om dine ideer og udfordringer.
Kontakt uforpligtende én af vores konsulenter
Book en gratis time her

Relaterede artikler

rigide-og-flexible-maal-mangler-du-motivation-eller-vedholdenhed
Fleksible og rigide mål. Er problemet motivation eller vedholdenhed?
toer-du-fail-faster-4-trin-til-at-goere-det-med-succes
Tør du ”fail faster”? 4 trin til at gøre det med succes
market-mapping
Market mapping
business_model_canvas_cover
Business Model Canvas

Få et gratis tjek

Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session. 

Vi vil svarer inden for 24 timer

book et foredrag

Kontakt os i dag og hør om dine muligheder

Tusind Tak

Vi har modtaget din henvendelse og vender tilbage hurtigst muligt