En business case kan udformes på mange måder. Lige fra en uofficiel mundtlig fremstilling, til en formel skrivelse med paragraffer og større udregninger. Her kan du se en version, der ligger et sted midt imellem.
Din business case skal fortælle historien om dit projekt. Den fortæller læseren, om det problem, de forandringer eller de muligheder, der er forbundet med det projekt du arbejder på. Herefter skal business casen beskrive, hvordan problemet løses eller muligheden i projektet udnyttes.
Den mest indlysende årsag er, at man skal bruge den til at retfærdiggøre de ressourcer og investeringer, der er nødvendige for at sikre, at forandringsprojektet lykkedes. Dette kan dog indikere, at en business case bare er et financielt dokument, hvilket er en forkert opfattelse Selv om en business case bør inkludere økonomiske overvejelser, bør dette ikke være dokumentets eneste formål.
Derimod er din business case det eneste sted, hvor alle relevante fakta er dokumenterede og kædet sammen til en sammenhængende fortælling. Historien fortæller hvad, hvornår, hvor, hvordan og hvorfor.
Et projekts cyklus giver typisk nogle naturlige punkter, hvor en business case bør være færdig.
Modellen viser projektets fem milepæle. Enhver milepæl i projektteamets arbejde bør resultere i et bidrag til business casen. I slutningen af projektplanlægningsfasen bør alle projektets nøgleinformationer f.eks. være dokumenteret i din businesss case.
Hvis et af dine primære mål i projektplanlægningsfasen er at få bevilget midler, er dine chancer for succes større, hvis du samtidig er opmærksom på følgende mål:
En velskrevet og veldokumenteret business case er også en stor hjælp for hele projektteamet, som bl.a. opnår disse fordele:
Konklusionen bør være det første afsnit i din business case, men er det sidste afsnit, der skrives. Det er et kort resumé (1–3 sider) af hele business casen. Forestil dig, at du har to minutter til at fortælle nogen om projektet, og begrund dit ønske om ressourcer og bevillinger.
Hvert afsnit i konklusionen bør præcist formidle al den information, der er vital for projektet og delagtiggøre læseren i hele fortællingen om projektet. Informationerne i konklusionen uddrages fra de detaljerede dele af business casen, som du lige har gjort færdig.
Situationsbeskrivelsen omhandler detaljerne bag de problemer og muligheder, som organisationen står overfor. Det er en udtalelse om, hvad der sker i organisationen lige nu. De fleste projekter startes, fordi der er noget galt eller fordi en betydelig mulighed ikke udnyttes. Ethvert projekt har en eller to centrale temaer, som relaterer sig til udfordringer eller muligheder.
I dette afsnit præsenterer du læseren for projektets detaljer. Dette afsnit skal overbevise dine interessenter om, at dit team, på en effektiv og professionel måde, vil finde de bedste processer, systemer og organisatoriske elementer, som kan hjælpe din virksomhed med at løse de udfordringer, som du har præsenteret ovenfor. Projektbeskrivelsen består af to hovedområder:
Her beskriver du, den løsning dit team anbefaler til at klare de udfordringer og muligheder, du tidligere har præsenteret i situationsbeskrivelsen. Løsningsbeskrivelsen skrives i denne rækkefølge:
Her beskriver du, hvad prisen er for at nå til den fremtidige tilstand, du har beskrevet ovenfor. En god business case er ikke fuldendt uden en grundig analyse af de udgifter og fordele, der er forbundet med at implementere den foreslåede løsning. Men husk, at det kan være vanskeligt at fastslå udgifter og fordele nøjagtigt.
Sådan laver du en Cost Benefit analyse >
Når nu ledelsen forstår løsningen og det økonomiske udbytte, som opnås ved implementeringen af løsningen, ønsker den en bekræftelse af, at løsningen faktisk kan implementeres.
Dette afsnit skal forsikre ledelsen om, at dit team har overvejet alle de væsentligste udfordringer i forhold til implementeringen.
Et antal elementer er vigtige for en succesfuld implementering. Afsnittet om implementering bør behandle hvert område:
De fleste forretningsforbedringsprojekter baserer sig på formodninger og antagelser for at kunne udvikle en løsning. Det er helt centralt, at business casen dokumenterer disse antagelser.
Inden du anbringer dine antagelser i business casen, bør du teste dem med projektets interessenter.
Beskrivelsen af antagelserne bør efterfølges af en upartisk diskussion af de styrker, svagheder, muligheder og trusler (SWOT), du ser i forhold til den anbefalede løsning. Endelig er det også vigtigt, at business casen diskuterer de risici, der er forbundet både med at implementere løsningen og, ikke mindst, ved ikke at implementere den.
Her kan du hente SWOT skabelon
Her afslutter du din business case. Gentag de centrale temaer, der er årsag til projektet. Gentag løsningen på et overordnet plan. Afsnittet identificerer ligeledes investeringsafkastet og løsningens samlede fordele. Du bør gentage risikoen ved ikke at gøre noget og understrege situationens alvor. Endelig skal afsnittet beskrive de konklusioner, som læseren bør drage på baggrund af business casen samt dine anbefalinger til, hvad næste skridt bør være.
Udfyld formularen for at booke en 30-60 minutters session.
Vi vil svarer inden for 24 timer
Kontakt os i dag og hør om dine muligheder