Hold orden med 5S – Lederindsigt

Streamlining – LEAN

Stay organized with 5S

5S er et værktøj, der også udtrykker en holdning til at have en struktureret orden på arbejdspladsen. Med 5S bliver arbejdspladser mærket op, så ting, der bruges har et ”hjem” eller en fast plads, og hvor man omgående kan se, hvis noget mangler. Eller med andre ord, kan man altid se, om situationen er normal eller unormal.

Streamlining - LEAN

5S kan anvendes både i administration og produktion. Her beskrives metoden med eksempler fra administration, men i stedet for email, filer og mapper, kunne der lige så godt være tale om skruetrækkere, gaffelnøgler eller save.

De 5 S’er

5S forklaret ud fra de japanske termer

Seiri – Sæt ting på plads
Fjern det, der ikke bruges på arbejdspladsen, og behold det, der bruges.
Seiton – Find et hjem til tingene
Placer tingene der bruges, sådan at man altid kan finde dem og gerne inden for rækkeafstand af arbejdspladsen.
Seiso – Rengøring
Hold arbejdspladsen ren. Der må ikke findes snavs og skidt på arbejdspladsen.
Seiketsu – Procedure
Fasthold niveauet efter de første 3 S’er. Sikre at rengøring foretages, at nye værktøjer får et hjem, samt at værktøjer, der ikke længere anvendes, kommer væk fra arbejdspladsen.
Shitsuke – Fasthold gennem holdning og kultur
Shitsuke betyder undervisning i og attitude for at føle stolthed ved arbejdspladsen og for at leve op til den nye standard for arbejdspladsen.

Sort er nødvendig for at afgøre, hvad der skal befinde sig på en arbejdsplads. Alt skal sorteres – dokumenter på skriveborde, filer i filsystem, emails, mapper mm.
System in things handler om, at alting skal have et “hjem” eller en plads. Dokumenter, mapper, filer, emails osv. skal have en fast plads. Der skal bl.a. laves en god struktur i filsystemet.
Systematisk rengøring er nødvendigt for at kunne udføre en opgave godt. Rengøring handler ikke mindst om, at filsystemer, emails mm. skal “rengøres” jævnligt.
Standardiser henfører til en standardisering af det nye niveau. Standarder laves for at sikre niveauet
Self-discipline er den vigtigste og samtidig den absolut sværeste disciplin i 5S. Selvdisciplin handler om, at organisationen naturligt kan fastholde og forbedre det opnåede 5S-niveau.

Ved at arbejde målrettet med 5S kan en virksomhed opnå markante resultater. F.eks. på ergonomi og arbejdmiljø. Dine medarbejdere, får færre og mere hensigtsmæssige løft, og deres arbejdsglæde stiger i takt med, at de spilder mindre og mindre tid på at lede efter værktøj, filer eller information. Det betyder også en forbedret kvalitet, fordi de rigtige værktøjer og dokumenter anvendes hver gang.

5S metoden skaber desuden en visuel arbejdsplads, der giver medarbejderne overblik og som samtidig fremstår professionel. Hvilket igen er med til at give dine medarbejdere en stolthed over deres arbejdsplads.

Efter implementeringen af 5S i en virksomhed eller afdeling, er det vigtigt at gennemføre såkaldte ”audits” (evalueringer) af evnen til at fastholde og forbedre 5S-niveauet. Audits bør gennemføres af de medarbejdere, der arbejder i den pågældende afdeling og ikke af personer udefra. Ved at lade medarbejdere auditere hinandens afdelinger, skabes en fælles standard og man får gode ideer til, hvordan niveauet kan hæves.

5S kan være et godt sted at starte, hvis man vil i gang med Lean, da man ved at implementere dette system kan se, om virksomheden er klar til Lean. Hvis I ikke formår at opretholde en høj standard af orden, efter 5S systemet, er I sandsynligvis ikke parat til Lean.