Strukturen, som vi beskriver herunder, kan overføres både til mappe- og filstruktur på din pc og til de opgaver, magasiner, artikler, beskeder mm. du har liggende fysisk.

Dit primære arbejdsområde
Her menes både fysiske bakker på dit bord, fil- og /eller mappesystem på computeren eller dit  projektmanagementsystem.  Opdeles i tre kategorier:

• Indbakke: Indeholder de opgaver, som er ubehandlede. Mailbeskeder, projekter etc. du ikke har set på endnu.
• I gang: De opgaver du er i gang med. Maksimal opbevaringstid er en uge. Dette er ikke en opbevaringsplads.
• Udbakke: Alle de opgaver og beskeder, der skal sendes videre.

Arbejdsarkivet
Her opbevarer du de opgaver, du er i gang med, som har en længere tidshorisont end en uge. Det kan være projekter eller andet, som du ofte arbejder med (mindst en gang om ugen). Hvis opgaven indebærer fysisk materiale, bør du have det i nærheden, f.eks. i hængemapper ved skrivebordet.

Referencearkivet
Her opbevarer du information, tidsskrifter, hvilende projekter m.m. Dette arkiv er din informationsbank og skal ikke blandes med arbejdsarkivet. Det du opbevarer i referencearkivet, bør du benytte dig af mindst et par gange om året. F.eks. hjælpemidler til større arbejdsopgaver, projekter mm.

Fællesarkivet
Dette kan både være en fællesdatabase, du deler med dine kolleger, eller et fysisk arkiv. Her langtidsopbevarer du sammen med dine kolleger information, som du sjældent benytter dig af, men som du ønsker at beholde.